---
titel: Circulaire digitale aanlevering dubbelen burgerlijke stand en latere vermeldingen
bwb_id: BWBR0042147
type: circulaire
status: geldend
datum_inwerkingtreding: '2019-04-25'
bron: https://wetten.overheid.nl/BWBR0042147
citeertitel: Circulaire digitale aanlevering dubbelen burgerlijke stand en latere
  vermeldingen
---

# Circulaire digitale aanlevering dubbelen burgerlijke stand en latere vermeldingen

##  1. Inleiding

In deze circulaire wordt u geïnformeerd over de condities waaronder de dubbelen van de akten van de Burgerlijke Stand (DBS) en de daarbij behorende latere vermeldingen in digitale vorm aan de Justitiële Informatiedienst (Justid) aangeleverd kunnen worden.

Deze digitale aanlevering vindt zijn grondslag in:

• •
      de Archiefwet, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling;
• •
      het Besluit Burgerlijke Stand 1994 en de daarbij behorende regelingen “Verzending tekst Latere Vermeldingen bij dubbelen akten burgerlijke stand” (Stcrt. 2004, 94) en “Papier, andere gegevensdragers en middelen voor de opmaak van de akten van de burgerlijke stand” (Stb.1994, 777; laatstelijk gewijzigd Stcrt. 2015, 17147).

##  2. Kwaliteitsborging werkproces

###  2.1. Algemeen

De ambtenaar van de burgerlijke stand is verantwoordelijk voor een volledige aanlevering van kwalitatief hoogwaardige dubbelen van de akten en de latere vermeldingen conform eerder genoemde regelgeving. Om dit ook in het kader van de digitale aanlevering te waarborgen, wordt in deze circulaire enerzijds een aantal extra controleprocedures voorgeschreven die in het werkproces opgenomen dienen te worden en anderzijds worden technisch inhoudelijke specificaties gegeven waaraan de te gebruiken archiefbescheiden qua materiaal, indeling en ordening moeten voldoen. Verder wordt aandacht besteed aan de latere vermeldingen die betrekking hebben op akten die al overgebracht zijn naar een archiefbewaarplaats.

###  2.2. Controleprocedures

####  a. Kwantitatief

Indien u digitaal gaat aanleveren, hoeft u de akte of latere vermelding slechts in enkelvoud op te maken. Om de volledigheid van de dubbelen te waarborgen, dienen de volgende controleprocedures in het werkproces te worden opgenomen:

Gelijk aantal opgemaakte en gescande akten en latere vermeldingen

Het aantal opgemaakte akten en latere vermeldingen in een gegeven periode dient overeen te komen met het aantal gescande akten en latere vermeldingen van die gegeven periode.

Gelijk aantal gescande en aangeleverde akten en latere vermeldingen

Het aantal gescande akten en latere vermeldingen in een gegeven periode dient overeen te komen met het aantal digitaal aangeleverde akten en latere vermeldingen van die gegeven periode. Hiertoe dient een adequate administratie bijgehouden te worden zoals te vinden onder 4. Machtigingsprocedure voor digitale aanlevering.

####  b. Kwalitatief

Om de kwaliteit van de digitale dubbelen te waarborgen, zijn er naast technisch inhoudelijke randvoorwaarden ook enkele kwalitatieve controleprocedures nodig:

Na het scannen van een akte of latere vermelding dient de digitale dubbele direct visueel door de ambtenaar van de burgerlijke stand gecontroleerd te worden, teneinde vast te stellen of de akte of latere vermelding qua kopie van voldoende kwaliteit is.

De te gebruiken scanapparatuur dient regelmatig schoongemaakt te worden, zodat (naast het voldoen aan de later genoemde technisch inhoudelijke specificaties) ook de scherpte van de digitale kopie gewaarborgd blijft.

De gemeente dient een onderhoudscontract met de leverancier te hebben voor de te gebruiken scanner.

##  3. Technisch inhoudelijke randvoorwaarden

De digitale dubbelen van de akten en de latere vermeldingen dienen duurzaam, geordend en toegankelijk gearchiveerd te worden. Om dit te waarborgen zijn technisch inhoudelijke randvoorwaarden gesteld die in de bijlage zijn opgenomen. Deze zijn van belang voor de in te zetten ICT-middelen. Als zodanig kunt u dit bij de implementatie opdragen aan uw IT-organisatie.

##  4. Machtigingsprocedure voor digitale aanlevering

Artikel 7 van de Archiefwet 1995 bepaalt dat de zorgdrager bevoegd is archiefbescheiden te vervangen. Op grond daarvan is Justid, namens de zorgdrager (minister van Justitie en Veiligheid), bevoegd de dubbelen en latere vermeldingen te vervangen door *digitale* reproducties en zo nodig de papieren dubbelen en latere vermeldingen na digitalisering te vernietigen. Om de digitaal aan te leveren dubbelen in een goede geordende en toegankelijke staat te kunnen ontvangen en te laten aansluiten op de ordening van de door Justid te digitaliseren dubbelen en latere vermeldingen, is het nodig hieraan eisen te stellen. Om in het bezit te komen van de door Justid te verstrekken machtiging voor digitale aanlevering dienen de volgende stappen te worden doorlopen.

1. 1.
      De ambtenaar van de burgerlijke stand doet bij Justid een aanvraag voor een machtiging ten behoeve van het digitaal aanleveren op een geordende en toegankelijke wijze van de dubbelen van de akten en de latere vermeldingen.
2. 2.
      Op basis van hetgeen in deze circulaire gestelde, wordt door de betreffende ambtenaar van de burgerlijke stand het werkproces aangepast. Hij dient de beschrijving van de administratieve organisatie van betreffende werkprocessen (een processchema met een beschrijving van de processen) aan te passen en deze te zenden aan Justid. Daarbij dient een CD-ROM met de digitale reproducties van de dubbelen van de akten en latere vermeldingen te worden aangemaakt. Deze wordt opgestuurd naar Justid.
3. 3.
      Justid toetst zowel de procedurele waarborging als ook de technisch inhoudelijke waarborgen. De technisch inhoudelijke toetsing zal ook door een derde onafhankelijke instantie uitgevoerd worden.
4. 4.
      Indien goedkeuring wordt gegeven, ontvangt de aanvrager een machtiging voor digitale aanlevering van de dubbelen en kan worden gestart met de aanlevering. Mocht dit niet het geval zijn, dan zullen redenen worden gegeven voor de afwijzing. In dat geval dient vanaf stap 2 of 3 de procedure opnieuw doorlopen te worden.

##  5. Niet te digitaliseren latere vermeldingen

Wanneer dubbelen van de burgerlijke stand niet meer in de centrale archiefbewaarplaats (bij Justid) worden bewaard, kunnen latere vermeldingen van deze akten niet meer aan Justid in beheer worden gegeven. Deze latere

vermeldingen dienen voorlopig in papieren vorm naar de rijksarchieven in de provincie gestuurd te worden, opdat het verband tussen de latere vermeldingen en de papieren dubbele akten, waarop zij betrekking hebben, kan worden gelegd. Dit betreft vooralsnog de latere vermeldingen die betrekking hebben op de akten tot en met 1980. De rijksarchieven worden ook wel Regionaal Historische Centra (RHC) genoemd.

Justid zal de gemeenten in de toekomst in kennis stellen van de overbrenging van de dubbelen burgerlijke stand naar de RHC, zodat duidelijk is welke latere vermeldingen naar de RHC’s gezonden moeten worden.

##  6. Inlichtingen

Nadere informatie in verband met deze circulaire is te vinden op de website van de Justitiële Informatiedienst (www.justid.nl) of kan telefonisch verkregen worden via 088-998 9000.

##  7. Geldigheidsduur circulaire

Deze circulaire geldt vanaf de datum waarop deze is gepubliceerd in de Staatscourant en geldt zolang er een wettelijke grondslag is om dubbelen van de burgerlijke stand en latere vermeldingen in digitale vorm aan te kunnen leveren aan de centrale bewaarplaats (Justid).

##  8. Vervanging circulaire

Deze circulaire vervangt de gepubliceerde circulaire Dubbelen burgerlijke stand en latere vermeldingen van 25 april 2018, die in werking is getreden op 9 mei 2018.

## Bijlage 1

Technische specificaties
