---
titel: Circulaire procedureregels bij benoeming commissaris van de Koningin
bwb_id: BWBR0018988
type: circulaire
status: geldend
datum_inwerkingtreding: '2005-11-02'
bron: https://wetten.overheid.nl/BWBR0018988
citeertitel: Circulaire procedureregels bij benoeming commissaris van de Koningin
---

# Circulaire procedureregels bij benoeming commissaris van de Koningin

##  I. Het openstellen van de vacature

1. 1.
      In de Staatscourant wordt bekendgemaakt in welke provincie een vacature is of gaat ontstaan. Daarbij staat de datum aangegeven, waarop sollicitaties uiterlijk moeten zijn ingestuurd.
2. 2.
      Indien provinciale staten in het overleg met de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties de wens daartoe kenbaar heeft gemaakt, wordt in de tekst van de openstelling van de vacature de volgende zinsnede opgenomen: Vanwege de ondervertegenwoordiging van vrouwen in het ambt van commissaris van de Koningin gaat bij gelijke geschiktheid de voorkeur uit naar een vrouw.
3. 3.
      Indien provinciale staten besluiten dat een assessment eventueel deel uit maakt van de sollicitatieprocedure wordt in de tekst van de openstelling van de vacature de volgende zinsnede opgenomen: Een assessment op één of enkele selectiecriteria kan eventueel deel uitmaken van de procedure; oogmerk daarvan zal dan zijn de vertrouwenscommissie over aanvullende informatie te laten beschikken bij de afronding van het advies.
4. 4.
      Naast de publicatie in de Staatscourant zendt het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aan een aantal in dit kader relevante publiciteitsmedia een persbericht van de voor sollicitatie opengestelde vacature. Deze publiciteitsmedia hebben hierdoor de gelegenheid richtbaarheid te geven aan de ontstane vacature. Oogmerk is dat ook op andere wijze dan via de Staatscourant bekendheid wordt gegeven aan vacatures en sollicitatietermijnen. In ieder geval wordt de vacature bekend gemaakt via de internetsite van het ministerie (www.minbzk.nl).
5. 5.
      Aan het openstellen van de vacature gaat de profielschetsvergadering (zie II) vooraf. Het is van belang dat belangstellenden de gelegenheid hebben zich vóór afloop van de sollicitatietermijn op de hoogte te stellen van specifieke eisen die provinciale staten aan het ambt stelt.

##  Il. Het schetsen van een profiel

1. 1.
      Voordat de vacature van commissaris van de Koningin in een provincie wordt opengesteld overlegt de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties met de staten over de eisen die aan de te benoemen commissaris worden gesteld met betrekking tot de vervulling van het ambt.
2. 2.
      Indien zijn overleg met de staten niet tot overeenstemming leidt, geeft de minister in de profielschetsvergadering aan welke eisen hij in afwijking van provinciale staten zal hanteren bij zijn oordeel over de geschiktheid van kandidaten.
3. 3.
      Belangstellenden kunnen de profielschets en het verslag van de profielschetsvergadering opvragen bij de afdeling Kabinetszaken van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (tel. 070 426 6514).

##  III. De sollicitatiebrief

1. 1.
      De sollicitatiebrief wordt gericht aan Hare Majesteit de Koningin en binnen de daarvoor gestelde termijn gezonden aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
2. 2.
      Sollicitanten ontvangen van de minister een ontvangstbevestiging, de profielschets en het verslag van de profielschetsvergadering, het tijdschema van de procedure en een afschrift van deze circulaire. Sollicitanten van wie de minister overweegt ze op te nemen in zijn selectie – van in beginsel geschikt geachte kandidaten – ontvangen op grond van artikel 28 van de Wet op Justitiële documentatie van de minister het verzoek een verklaring te ondertekenen waarmee zij toestemming geven voor de verstrekking van justitiële gegevens.

##  IV. Het inwinnen van inlichtingen door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

1. 1.
      De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties verschaft zich de nodige informatie over de sollicitant welke hij nodig acht en welke de vertrouwenscommissie nodig acht. Het inwinnen van referenties vindt slechts plaats met toestemming van de sollicitant, die hiervoor de gegevens over de te raadplegen personen aandraagt.
2. 2.
      De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties stelt de door hem verkregen inlichtingen ter beschikking aan de vertrouwenscommissie, tenzij de sollicitant die het aangaat heeft laten weten dat verstrekking van die gegevens bij hem bezwaar ontmoet.
3. 3.
      Bestuursorganen zijn verplicht de gevraagde inlichtingen te verstrekken.

##  V. De instelling, samenstelling en werkwijze van een vertrouwenscommissie

1. 1.
      Na de profielschetsvergadering (zie II) stellen de staten uit hun midden een vertrouwenscommissie in welke is belast met de beoordeling van de kandidaten.
2. 2.
      Provinciale Staten kunnen besluiten één of meer gedeputeerden als adviseur aan de vertrouwenscommissie toe te voegen. De adviseur heeft geen stemrecht en is evenals de leden van de vertrouwenscommissie gebonden aan de geheimhoudingsplicht.
3. 3.
      De staten regelen de taak, samenstelling en werkwijze van de vertrouwenscommissie, alsmede de geheimhouding. Voorzover het reglement van orde daarin niet voorziet, treffen de staten daarvoor ad-hoc een voorziening. De staten stellen de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties hiervan in kennis.
4. 4.
      De staten dragen door middel van de verordening tot instelling van de vertrouwenscommissie er zorg voor dat de gesprekken met en de oordeelsvorming over de sollicitanten zullen plaatsvinden in aanwezigheid van en door die statenleden die lid zijn van de vertrouwenscommissie.
5. 5.
      Voor zover ambtelijke bijstand gewenst wordt geacht, wordt bij voorkeur de griffier daarmee belast.
6. 6.
      De staten regelen de werkwijze van de vertrouwenscommissie zo dat vóór, tijdens en na het verrichten van de werkzaamheden door de vertrouwenscommissie volstrekte geheimhouding is gegarandeerd. De geheimhoudingsplicht geldt voor de leden van de vertrouwenscommissie en de ambtelijke bijstand.
7. 7.
      Deze geheimhouding brengt onder meer met zich mee dat, anders dan door tussenkomst van de minister, geen inlichtingen – schriftelijk of mondeling – kunnen worden ingewonnen over de sollicitanten en dat overleg met derden is uitgesloten.
8. 8.
      De staten treffen ook een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de privacybelangen van de sollicitant verder worden beschermd, bijv. bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken en bij het voeren van correspondentie.

##  VI. De handelwijze bij het niet-naleven van hetgeen in

Besteden de staten of de vertrouwenscommissie naar het oordeel van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties onvoldoende zorg aan de in V omschreven punten, dan bepaalt de minister hoe verder gehandeld wordt.

##  VII. De selectie van kandidaten ten behoeve van de vertrouwenscommissie

1. 1.
      De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties verstrekt de vertrouwenscommissie een opgave in alfabetische volgorde van degenen die naar het ambt van commissaris van de Koningin hebben gesolliciteerd, vergezeld van zijn oordeel over kandidaten die hij in beginsel geschikt acht voor benoeming. Hij voegt afschriften van de sollicitatiebrieven van laatstbedoelde kandidaten bij.
2. 2.
      De minister informeert desgevraagd de vertrouwenscommissie over de criteria die hij heeft gehanteerd bij zijn selectie van kandidaten. Indien de vertrouwenscommissie daarom verzoekt, geeft de minister zijn oordeel over andere kandidaten. Hij verstrekt de commissie desgevraagd afschriften van de sollicitatiebrieven van deze kandidaten.
3. 3.
      De minister stelt de door hem verkregen inlichtingen over kandidaten ter beschikking van de vertrouwenscommissie.
4. 4.
      De minister informeert de door hem geselecteerde sollicitanten over het feit dat zij door hem zijn geselecteerd en dat hun namen aan de vertrouwenscommissie zijn doorgegeven. De minister stelt tegelijkertijd de niet-geselecteerde sollicitanten schriftelijk op de hoogte van het feit dat zij niet tot zijn selectie behoren.
5. 5.
      Een niet-geselecteerde sollicitant kan zich rechtstreeks tot de vertrouwenscommissie wenden met het verzoek om door haar te worden uitgenodigd. De vertrouwenscommissie beslist zo spoedig mogelijk op het verzoek en stelt verzoeker schriftelijk op de hoogte van haar beslissing.

##  VIII. De bevindingen van de vertrouwenscommissie

1. 1.
      De vertrouwenscommissie verschaft zich door tussenkomst van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties de door haar nodig geachte informatie over kandidaten.
2. 2.
      De vertrouwenscommissie voert gesprekken met de door de minister geselecteerde kandidaten en eventueel overige op de lijst van sollicitanten voorkomende kandidaten, die hetzij zich eigener beweging tot de commissie hebben gewend, hetzij door de commissie worden uitgenodigd. Indien de commissie besluit een door de minister geselecteerde kandidaat niet te ontvangen, worden de minister en de kandidaat door haar schriftelijk van de beslissing op de hoogte gesteld.
3. 3.
      Nadat de vertrouwenscommissie haar standpunt over de geschiktheid van de door haar ontvangen kandidaten heeft bepaald, brengt zij schriftelijk verslag uit van haar bevindingen aan de staten. Zij doet het verslag aan de staten vergezeld gaan van een concept-aanbeveling van tenminste twee kandidaten die naar haar oordeel voor benoeming in aanmerking komen. De commissie vermeldt daarbij ten aanzien van iedere kandidaat de motieven die tot haar oordeel hebben geleid. Tevens geeft de commissie een beredeneerde volgorde van de kandidaten aan. In het verslag aan de staten kunnen leden van de vertrouwenscommissie van minderheidsstandpunten blijk geven.
4. 4.
      De beraadslagingen in de staten over de bevindingen van de vertrouwenscommissie vinden plaats met gesloten deuren. Ten aanzien van de beraadslagingen en de stukken die aan de staten worden gezonden geldt een geheimhoudingsplicht.

##  IX. De aanbeveling van de staten

1. 1.
      De staten zenden een aanbeveling inzake de benoeming aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties binnen vier maanden nadat de gelegenheid tot sollicitatie voor de functie is gegeven.
2. 2.
      Bij het opstellen van de aanbeveling betrekken de staten de bevindingen van de vertrouwenscommissie. Het op schrift gestelde oordeel van de vertrouwenscommissie wordt bij de aanbeveling gevoegd.
3. 3.
      Overeenkomstig artikel 61, vijfde lid, van de Provinciewet omvat de aanbeveling twee personen. In bijzondere, door de staten te motiveren gevallen, kan worden volstaan met een aanbeveling waarop één persoon staat vermeld (artikel 61, zesde lid van de Provinciewet)
4. 4.
      In het licht van haar totstandkomingsgeschiedenis moet artikel 61, vijfde en zesde lid, als volgt worden uitgelegd:
      
        
          A.
          Het uitgangspunt is de aanbeveling van twee personen, de meervoudige aanbeveling;
        
        
          B.
          Alleen in bijzondere gevallen mogen de staten een enkelvoudige aanbeveling vaststellen. Van een bijzonder geval kan alleen sprake zijn bij:
          
            
              –
              herindeling;
            
            
              –
              indien er maar één door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties benoembaar geachte sollicitant is;
            
            
              –
              indien er maar één kandidaat heeft gesolliciteerd;
            
            
              –
              aan overmacht grenzende situaties, bijvoorbeeld de omstandigheid dat een kandidaat overlijdt of ernstig ziek wordt, of wanneer een kandidaat zich terugtrekt, nadat de aanbeveling is vastgesteld, zodat de facto maar één kandidaat overblijft;
            
          
        
        
          C.
          In geen geval mogen politieke, beleidsmatige of bestuurlijke overwegingen een leidraad voor de staten vormen om af te wijken van het wettelijk vereiste dat de aanbeveling twee personen omvat;
        
        
          D.
          Onverlet de algemene bevoegdheid van de minister om van de aan hem gedane aanbeveling gemotiveerd af te wijken slaat de minister geen acht op een enkelvoudige aanbeveling, indien naar zijn oordeel geen sprake is van een bijzonder geval.
A. A.
          Het uitgangspunt is de aanbeveling van twee personen, de meervoudige aanbeveling;
B. B.
          Alleen in bijzondere gevallen mogen de staten een enkelvoudige aanbeveling vaststellen. Van een bijzonder geval kan alleen sprake zijn bij:
          
            
              –
              herindeling;
            
            
              –
              indien er maar één door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties benoembaar geachte sollicitant is;
            
            
              –
              indien er maar één kandidaat heeft gesolliciteerd;
            
            
              –
              aan overmacht grenzende situaties, bijvoorbeeld de omstandigheid dat een kandidaat overlijdt of ernstig ziek wordt, of wanneer een kandidaat zich terugtrekt, nadat de aanbeveling is vastgesteld, zodat de facto maar één kandidaat overblijft;
– –
              herindeling;
– –
              indien er maar één door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties benoembaar geachte sollicitant is;
– –
              indien er maar één kandidaat heeft gesolliciteerd;
– –
              aan overmacht grenzende situaties, bijvoorbeeld de omstandigheid dat een kandidaat overlijdt of ernstig ziek wordt, of wanneer een kandidaat zich terugtrekt, nadat de aanbeveling is vastgesteld, zodat de facto maar één kandidaat overblijft;
C. C.
          In geen geval mogen politieke, beleidsmatige of bestuurlijke overwegingen een leidraad voor de staten vormen om af te wijken van het wettelijk vereiste dat de aanbeveling twee personen omvat;
D. D.
          Onverlet de algemene bevoegdheid van de minister om van de aan hem gedane aanbeveling gemotiveerd af te wijken slaat de minister geen acht op een enkelvoudige aanbeveling, indien naar zijn oordeel geen sprake is van een bijzonder geval.
5. 5.
      De staten stellen elke op de aanbeveling geplaatste kandidaat op de hoogte van het feit dat hij of zij op de aanbeveling staat die aan de minister wordt gezonden. De staten stellen andere door de commissie ontvangen sollicitanten schriftelijk op de hoogte van het feit dat zij niet op de aanbeveling zijn geplaatst.
6. 6.
      De staten verstrekken bij de aanbeveling de profielschets en het verslag van de profielschetsvergadering, het verslag van bevindingen en de concept-aanbeveling van de vertrouwenscommissie, het verslag van de beraadslagingen van de statenvergadering waarin de aanbeveling is vastgesteld, alsmede overige voor de beoordeling van de aanbeveling relevante informatie.
7. 7.
      Ten aanzien van de beraadslagingen in de staten over het verslag van de vertrouwenscommissie en de stukken die aan de staten worden gezonden dan wel die door de staten aan de minister worden gezonden geldt een geheimhoudingsplicht.
8. 8.
      De aanbeveling van de staten is openbaar voor zover het de naam van de eerste kandidaat op de aanbeveling betreft.

##  X. Het motiveren van de afwijking van de aanbeveling van de staten

1. 1.
      De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties volgt in zijn voordracht in beginsel de aanbeveling van de staten, met inbegrip van de daarop gehanteerde volgorde, tenzij zwaarwegende gronden aanleiding tot afwijking gegeven (artikel 61, zevende lid Provinciewet).
2. 2.
      Als bij de benoeming van de commissaris is afgeweken van de aanbeveling, informeert de minister de staten schriftelijk over de motieven die aanleiding waren voor deze afwijking.
3. 3.
      De minister stelt de niet ter benoeming voorgedragen kandidaat op de aanbeveling op de hoogte van het feit dat hij niet voor benoeming is voorgedragen.
