---
titel: Besluit vervanging archiefbescheiden NVAO 2019
bwb_id: BWBR0043168
type: zbo
status: geldend
datum_inwerkingtreding: '2020-02-14'
bron: https://wetten.overheid.nl/BWBR0043168
citeertitel: Besluit vervanging archiefbescheiden NVAO 2019
---

# Besluit vervanging archiefbescheiden NVAO 2019

### Artikel 1

**1.** Over te gaan tot vervanging door digitale reproducties van de analoge archiefbescheiden die op grond van de Selectielijst voor de Nederlands-Vlaamse Accreditatieorganisatie (NVAO) en diens taakvoorganger de Nederlandse Accreditatieorganisatie (NAO) vanaf 1 januari 2013 voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen, waarna deze analoge archiefbescheiden worden vernietigd.

**2.** Reproductie geschiedt op de wijze zoals omschreven in het vastgestelde Handboek vervanging archiefbescheiden NVAO

### Artikel 2

Dit besluit treed in werking met ingang van de eerste dag na de dag van bekendmaking van dit besluit in de Staatscourant.

### Artikel 3

Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit vervanging archiefbescheiden NVAO 2019.

## Bijlage 

## Bijlage 1. Stappenplan procedure nemen Besluit Digitale Vervanging

## Bijlage 2. Algemene Analoge Postprocedure

*[afbeelding]*

## Bijlage 3. Procedure Postverwerking

*Verwerking van poststukken voor het vervangingsproces*

*[afbeelding]*

**Scope – **Deze procedure is opgesteld voor de verwerking van poststukken ten behoeve van alle organisatieonderdelen binnen de NVAO en heeft betrekking op alle poststukken die in aanmerking komen voor vervanging.

Het selectieproces is van toepassing op alle analoog inkomende archiefbescheiden van de NVAO. Het resultaat van het selectieproces is dat alle archiefbescheiden die voldoen aan de selectiecriteria, de volgende stappen van het vervangingsproces zullen doorlopen. De selectieprocedure geldt net zo goed voor de uitgaande archiefbescheiden als verrijkte intern opgemaakte archiefbescheiden. De medewerkers zullen aan de hand van de procedurele beschrijving die bescheiden selecteren die het vervangingsproces dienen te doorlopen.

**Betrokken functionarissen – **Alle werkzaamheden met betrekking tot deze procedure worden uitgevoerd door de medewerkers DIV/Archief in hun rol van postverwerker, registrator, scanspecialist of medewerker archief.

**Werkinstructie: **Voor de uitvoering van deze procedure zijn twee instructies vastgesteld en de betreffende medewerkers moeten hierop zijn ingewerkt.

**Relatie tot handboek: **Deze procedure maakt onderdeel uit van het Handboek vervanging archiefbescheiden NVAO

In deze procedure zijn de volgende stappen te onderscheiden:

Voor de uitvoering van deze procedure zijn de volgende kwaliteitscriteria van toepassing:

De uitvoering van deze procedure leidt tot het volgende resultaat:

De uitvoering van deze procedure leidt tot de volgende risico’s:

## Bijlage 4. Procedure Postregistratie

*Valideren van poststukken*

*[afbeelding]*

**Scope –** Deze procedure is opgesteld voor het registreren van poststukken ten behoeve van de NVAO en heeft betrekking op alle poststukken die voor vervanging zijn geselecteerd (zie voor de selectieprocedure en -criteria de procedure Postverwerking).

**Betrokken functionarissen –** Alle werkzaamheden met betrekking tot deze procedure worden uitgevoerd door een medewerker DIV in de rol van registrator. Voor de uitvoering van deze procedure is een werkinstructie vastgesteld en de betreffende medewerker is ingewerkt.

**Relatie tot het handboek –** Deze procedure maakt onderdeel uit van het Handboek vervanging archiefbescheiden NVAO.

Alle documenten komen in aanmerking voor registratie die vanuit de procedure Postverwerking zijn aangeleverd.

Registreren houdt in dat het document wordt gekoppeld in een bestaande zaak of dat er een nieuwe zaak wordt opgestart en dat de gegevens van het document worden vastgelegd. Het registreren omvat alle activiteiten, die nodig zijn om ingekomen, verzonden en interne documenten zodanig in SWIT of de RMA vast te leggen dat deze documenten kunnen worden teruggevonden.

Na registratie zet de medewerker DIV het identificatienummer op het document.

In deze procedure zijn de volgende stappen te onderscheiden:

Voor de uitvoering van deze procedure zijn de volgende kwaliteitscriteria van toepassing:

De uitvoering van deze procedure leidt tot het volgende resultaat:

De uitvoering van deze procedure leidt tot de volgende risico’s:

## Bijlage 5. Procedure Scannen

*Scannen van poststukken*

*[afbeelding]*

**Scope – **Deze procedure is opgesteld voor het scannen van poststukken ten behoeve van alle organisatieonderdelen binnen de NVAO en heeft betrekking op alle voor het vervangingsproces geselecteerde poststukken. (zie proces Postverwerking)

Archiefbescheiden die gedigitaliseerd moeten worden behorende bij interne berichten of uitgaande berichten, doorlopen ook het scanproces. De bescheiden zijn digital born, worden geprint en vervolgens bijvoorbeeld verrijkt door een ‘natte’ handtekening of paraaf. De verrijkte versie doorloopt ook het vervangingsproces. Na scanning worden ze aan de bestaande registratie gekoppeld als een nieuwe versie van het object.

**Betrokken functionarissen – **Alle werkzaamheden met betrekking tot deze procedure worden uitgevoerd door de medewerker DIV in de rol van scanspecialist. Voor de uitvoering van deze procedure is een werkinstructie inclusief kwaliteitscriteria vastgesteld en de betreffende medewerker is hierop ingewerkt.

**Relatie tot handboek – **Deze procedure maakt onderdeel uit van het Handboek vervanging archiefbescheiden NVAO

Aan het begin van de dag wordt voorafgaande aan het scannen gecontroleerd of de scanner en scansoftware zijn ingesteld volgens de instellingen opgenomen in Bijlage 11.

De scanner wordt wekelijks gereinigd. Na afloop van de reiniging wordt er een testscan gemaakt, waarbij visueel wordt gecontroleerd of het resultaat van de scan conform de kwaliteitseisen is.

De scanspecialist krijgt de voor het vervangingsproces geselecteerde poststukken aangeleverd van de registrator die de poststukken heeft geregistreerd.

De scanspecialist bereidt de te vervangen poststukken voor om te scannen.

De poststukken worden alle in kleur gescand.

Het scannen zelf gebeurt op basis van voorgedefinieerde profielen zoals die binnen het scanprogramma zijn aangemaakt.

De scanspecialist bepaalt het betreffende scanprofiel en scant de poststukken volgens de werkinstructie.

Poststukken/bijlagen van het formaat groter dan A3 komen in de praktijk niet voor. Indien dit toch mocht gebeuren dan worden poststukken met een lengte tot 3.048 mm via Procedure Scannen gescand. Poststukken die breder dan A3 zijn of langer dan 3.048 mm worden analoog doorgestuurd of, in overleg met de behandelaar, extern gescand.

Binnen het scanproces zijn er 2 controlemomenten opgenomen waar de scan gecontroleerd wordt op kwaliteit, volledigheid en juistheid.

Het scanproces is centraal georganiseerd.

In deze procedure zijn de volgende stappen onderscheiden:

Voor de uitvoering van deze procedure zijn de volgende kwaliteitscriteria van toepassing:

De uitvoering van deze procedure leidt tot het volgende resultaat:

De uitvoering van deze procedure leidt tot de volgende risico’s:

## Bijlage 6. Procedure Opname

*Plaatsen van digitale poststukken in SWIT of de RMA*

*[afbeelding]*

**Scope – **Deze procedure is opgesteld voor het opnemen van digitale poststukken in SIT of de RMA ten behoeve van de NVAO en heeft betrekking op alle poststukken die voor vervanging zijn geselecteerd (zie voor de selectieprocedure en -criteria de procedure Postverwerking].

**Betrokken functionarissen – **Alle werkzaamheden met betrekking tot deze procedure worden uitgevoerd door de medewerker DIV in de rol van scanspecialist. Voor de uitvoering van deze procedure is een werkinstructie vastgesteld en de betreffende medewerker is hierop ingewerkt.

**Relatie tot handboek – **Deze procedure maakt onderdeel uit van het Handboek vervanging archiefbescheiden NVAO.

De overgang van de scanomgeving naar SWIT of de RMA is softwarematig als volgt geregeld:

Na het uitvoeren van de scanactiviteit wordt de scan met de daarbij behorende metadata (hierna te noemen: het bestand) als PDF/A opgeslagen.

Indien nieuwe aanvragen over een vaste lay-out beschikken, worden ook de typen aanvragen herkend. Tijdens de validatie kan er gecontroleerd worden of de gegevens juist zijn herkend en kunnen deze eventueel worden aangepast. Na de validatie van de gescande documenten vindt de verdere afhandeling plaats in SWIT of de RMA.

Na afwikkeling van de overdracht van de scans vindt er een additionele controle plaats door de registrator. Bij deze kwaliteitscontrole wordt er gecontroleerd of de poststukken met alle registratiegegevens correct zijn ingevoerd; betrokkene, afzender, behandelaar, werkproces en dossier. Als dit correct is wordt het digitale origineel doorgestuurd naar de behandelaar voor de volgende stap in het proces. Als het niet correct is wordt het aangepast en alsnog naar de behandelaar doorgestuurd.

In deze procedure zijn de volgende stappen onderscheiden:

Voor de uitvoering van deze procedure zijn de volgende kwaliteitscriteria van toepassing:

De uitvoering van deze procedure leidt tot het volgende resultaat:

De uitvoering van deze procedure leidt tot de volgende risico’s:

## Bijlage 7. Procedure Vernietiging

*Vernietigen van vervangen poststukken*

*[afbeelding]*

**Scope – **Deze procedure is opgesteld voor het vernietigen van papieren (fysieke) poststukken ten behoeve van alle organisatieonderdelen van de NVAO. Deze procedure heeft betrekking op alle poststukken die succesvol zijn vervangen door digitalisering (zie voor de selectiecriteria de procedure Postverwerking). De originele archiefstukken zijn door vervanging de digitale scans geworden. De papieren stukken hebben daarmee hun waarde als archiefstuk verloren en worden na 3 maanden vernietigd.

**Betrokken functionarissen – **Werkzaamheden met betrekking tot deze procedure worden door de medewerker DIV uitgevoerd. Voor de uitvoering van deze procedure is een werkinstructie vastgesteld waarop de betreffende medewerker moet zijn ingewerkt.

**Relatie tot handboek – **Deze procedure maakt onderdeel uit van het Handboek vervanging archiefbescheiden NVAO

Nadat de te vervangen papieren documenten zijn gescand, de kwaliteit daarvan is gecontroleerd en als de documenten zijn opgenomen in SWIT of de RMA worden de oorspronkelijke papieren documenten na een periode van drie maanden na digitalisering vernietigd. Deze termijn wordt gehanteerd voor het geval dat een archiefstuk niet bestemd blijkt te zijn voor de NVAO en dat het origineel doorgestuurd moet worden (doorzendplicht). Gedurende die periode worden het digitale document als equivalent van het origineel op een speciale (nader te bepalen) plaats opgeslagen.

De Directeur afdeling Nederland is verantwoordelijk voor het vernietigingsbeleid van de vervangen fysieke documenten binnen de NVAO.

In deze procedure zijn de volgende stappen onderscheiden:

Voor de uitvoering van deze procedure zijn de volgende kwaliteitscriteria van toepassing:

De uitvoering van deze procedure leidt tot het volgende resultaat:

De uitvoering van deze procedure leidt tot de volgende risico’s:

## Bijlage 8. Procedure Change Management

**Scope **- Deze procedure is opgesteld om de regie te voeren en te houden op wijzigingen in de vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures voor het vervangingsproces en de digitale beheeromgeving, die aanzienlijke invloed (kunnen) hebben op de kwaliteit en duurzaamheid van de digitale bescheiden.

**Betrokken functionarissen **– Alle werkzaamheden met betrekking tot deze procedure worden uitgevoerd door de Change Functionaris of een daartoe aangewezen medewerker. Voor de uitvoering van deze procedure is de volgende opleiding en/of kwalificatie vereist:

**Relatie tot handboek **– Deze procedure maakt onderdeel uit van het Handboek vervanging archiefbescheiden NVAO.

De Change Functionaris toetst voorstellen voor wijzigingen in het vervangingsproces en/of de archiefbeheeromgeving aan bestaand informatie- en archiveringsbeleid, alsmede aan wet- en regelgeving. Hij/zij laat hiertoe een impact analyse opstellen en zorgt er voor dat deze wordt gedocumenteerd.

Voorstellen die afbreuk doen aan de kwaliteit en duurzaamheid worden niet gerealiseerd zonder toestemming van de Change Functionaris. Hij/zij is in dit kader in ieder geval betrokken bij wijzigingen t.a.v. het vervangingsproces, bestandsformaten, back-up procedures en -voorzieningen, software en hardware voor scanning en archivering, en de fysieke omgeving waarin het digitale archief is geplaatst.

Voorstellen en besluiten omtrent wijzigingen worden gedocumenteerd. Ook de wijzigingen zelf worden gedocumenteerd. Wijzigingen t.a.v. de technische inrichting worden door middel van een vertrouwde omgeving en procedure getest en geïmplementeerd.

Bij een organisatorische of technische wijziging zijn de volgende stappen te onderscheiden:

Voor de uitvoering van deze procedure zijn de volgende kwaliteitscriteria van toepassing:

De uitvoering van deze procedure leidt tot het volgende resultaat:

De uitvoering van deze procedure leidt tot de volgende risico’s:

## Bijlage 9. Functiebeschrijvingen

In deze bijlage zijn de functieprofielen opgenomen van medewerkers die een rol kunnen spelen in het vervangingsproces. Hierin staat omschreven welke taken en kwaliteiten bij de verschillende functies gevraagd worden. Medewerkers kunnen geen rechten aan deze profielen ontlenen. De functieprofielen zijn gebaseerd op het Functiegebouw Rijk. Zie voor de volledige profielen de website (https://functiegebouwrijksoverheid.nl/functiegebouw-html/functiegroep/XXX).

De functiehouder legt verantwoording af aan de direct hiërarchisch leidinggevende.

Verricht ondersteunende werkzaamheden ten behoeve van het primaire proces met een informatiekarakter dan wel het omgaan met documenten, gegevens en gegevensstromen met een beperkte diversiteit in problematiek

Indicatief werk- en denkniveau: VMBO / MBO (niveau 1)

De functiehouder legt verantwoording af aan de direct hiërarchisch leidinggevende.

Verricht ondersteunende werkzaamheden ten behoeve van het primaire proces met een technisch-, informatie- en automatiseringskarakter dan wel het omgaan met documenten, gegevens en gegevensstromen met een gevarieerdheid aan diversiteit in problematiek

•

Indicatief werk- en denkniveau: MBO (niveau 3)

De functiehouder legt verantwoording af aan de direct hiërarchisch leidinggevende.

Verricht ondersteunende werkzaamheden ten behoeve van het primaire proces met een technisch-, informatie- en automatiseringskarakter dan wel het omgaan met documenten, gegevens en gegevensstromen met een gevarieerdheid in diversiteit en complexiteit in problematiek

Indicatief werk- en denkniveau: MBO (niveau 4)

De functiehouder legt verantwoording af aan de direct hiërarchisch leidinggevende.

Verricht vakspecialistische werkzaamheden op enkele samenhangende afgebakende werkterreinen. Is belast met beleidsadvisering op het vakgebied.

Indicatief werk- en denkniveau: HBO

De functiehouder legt verantwoording af aan de direct hiërarchisch leidinggevende.

Indicatief werk- en denkniveau: HBO

De functiehouder legt verantwoording af aan de direct hiërarchisch leidinggevende.

Indicatief werk- en denkniveau: HBO

De functiehouder legt verantwoording af aan de direct hiërarchisch leidinggevende.

## Bijlage 10. Digitaal beheersysteem (DMS) en servers

De NVAO ondergaat in het vierde kwartaal van 2019 een vernieuwingsslag op het gebied van de technische infrastructuur. Om die reden zullen eerst na de voorgenomen verhuizing in maart 2020 specificaties van de servers als bijlage aan dit handboek worden toegevoegd.

Voor het huidige DMS geldt:

Naam DMS: Easy Archive

Versie: 6.1

Serverlocatie: cloudopslag Microsoft Azure

Andere technische details: nog in te vullen

## Bijlage 11. Scanners en scansoftware

Voor de scanning wordt gebruikt gemaakt van multifunctionals van RICOH: MPC5503

Specificaties voor het scangedeelte:

*[afbeelding]*

Als software is Adobe Acrobat Distiller DC in gebruik: professionele versie 18.9.20044251705

Copyright © 1984-2017 Adobe Systems Incorporated and its licensors. All Rights Reserved. Adobe, the Adobe logo, the Adobe PDF logo, and Acrobat are either registered trademarks or trademarks of Adobe Systems Incorporated in the United States and/or other countries. All other trademarks are the property of their respective owners