Coornhert
feee871c31
40.566 regelingen geparsed van BWB XML naar Markdown + YAML frontmatter. Bron: repository.officiele-overheidspublicaties.nl via SRU zoekservice. Verdeling per type: - 21.167 ministeriële regelingen - 4.605 ZBO-regelingen - 3.678 verdragen - 3.631 AMvB's - 3.179 wetten - 2.564 PBO-regelingen - 883 KB's - 591 circulaires - 150 beleidsregels - 118 rijkswetten 0 parse failures. 110.531 SRU records verwerkt. |
||
|---|---|---|
| .. | ||
| README.md | ||
| titel | bwb_id | type | status | datum_inwerkingtreding | bron | citeertitel |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Dubbelen burgerlijke stand en latere vermeldingen | BWBR0040885 | circulaire | geldend | 2018-05-09 | https://wetten.overheid.nl/BWBR0040885 | Dubbelen burgerlijke stand en latere vermeldingen |
Dubbelen burgerlijke stand en latere vermeldingen
1. Inleiding
In deze circulaire wordt u geïnformeerd over de condities waaronder de dubbelen van de akten van de Burgerlijke Stand (DBS) en de daarbij behorende latere vermeldingen in digitale vorm aan de Justitiële Informatiedienst (Justid) aangeleverd kunnen worden.
Deze digitale aanlevering vindt zijn grondslag in:
• • de Archiefwet, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling; • • het Besluit Burgerlijke Stand 1994 en de daarbij behorende regelingen ‘Verzending tekst Latere Vermeldingen bij dubbelen akten burgerlijke stand’ (Stcrt. 2004, 94) en ‘Papier, andere gegevensdragers en middelen voor de opmaak van de akten van de burgerlijke stand’.
2. Kwaliteitsborging werkproces
2.1. Algemeen
De ambtenaar van de burgerlijke stand is verantwoordelijk voor een volledige aanlevering van kwalitatief hoogwaardige dubbelen van de akten en de latere vermeldingen conform eerder genoemde regelgeving. Om dit ook in het kader van de digitale aanlevering te waarborgen, wordt in deze circulaire enerzijds een aantal extra controleprocedures voorgeschreven die in het werkproces opgenomen dienen te worden en anderzijds worden technisch inhoudelijke specificaties gegeven waaraan de te gebruiken archiefbescheiden qua materiaal, indeling en ordening moeten voldoen. Verder wordt aandacht besteed aan de latere vermeldingen die betrekking hebben op akten die al overgebracht zijn naar een archiefbewaarplaats.
2.2. Controleprocedures
a. Kwantitatief
Indien u digitaal gaat aanleveren, hoeft u de akte of latere vermelding slechts in enkelvoud op te maken. Om de volledigheid van de dubbelen te waarborgen, dienen de volgende controleprocedures in het werkproces te worden opgenomen:
Het aantal opgemaakte akten en latere vermeldingen in een gegeven periode dient overeen te komen met het aantal gescande akten en latere vermeldingen van die gegeven periode.
Het aantal gescande akten en latere vermeldingen in een gegeven periode dient overeen te komen met het aantal digitaal aangeleverde akten en latere vermeldingen van die gegeven periode. Hiertoe dient een adequate administratie bijgehouden te worden zoals te vinden onder 4. Machtigingsprocedure voor digitale aanlevering.
b. Kwalitatief
Om de kwaliteit van de digitale dubbelen te waarborgen, zijn er naast technisch inhoudelijke randvoorwaarden ook enkele kwalitatieve controleprocedures nodig:
Na het scannen van een akte of latere vermelding dient de digitale dubbele direct visueel door de ambtenaar van de burgerlijke stand gecontroleerd te worden, teneinde vast te stellen of de akte of latere vermelding qua kopie van voldoende kwaliteit is.
De te gebruiken scanapparatuur dient regelmatig schoongemaakt te worden, zodat (naast het voldoen aan de later genoemde technisch inhoudelijke specificaties) ook de scherpte van de digitale kopie gewaarborgd blijft.
De gemeente dient een onderhoudscontract met de leverancier te hebben voor de te gebruiken scanner.
3. Technisch inhoudelijke randvoorwaarden
De digitale dubbelen van de akten en de latere vermeldingen dienen duurzaam, geordend en toegankelijk gearchiveerd te worden. Om dit te waarborgen zijn technisch inhoudelijke randvoorwaarden gesteld die in de bijlage zijn opgenomen. Deze zijn van belang voor de in te zetten ICT-middelen. Als zodanig kunt u dit bij de implementatie opdragen aan uw IT-organisatie.
4. Machtigingsprocedure voor digitale aanlevering
Artikel 7 van de Archiefwet 1995 bepaalt dat de zorgdrager bevoegd is archiefbescheiden te vervangen. Op grond daarvan is Justid, namens de zorgdrager (minister van Justitie en Veiligheid), bevoegd de dubbelen en latere vermeldingen te vervangen door *digitale *reproducties en zo nodig de papieren dubbelen en latere vermeldingen na digitalisering te vernietigen. Om de digitaal aan te leveren dubbelen in een goede geordende en toegankelijke staat te kunnen ontvangen en te laten aansluiten op de ordening van de door Justid te digitaliseren dubbelen en latere vermeldingen, is het nodig hieraan eisen te stellen. Om in het bezit te komen van de door Justid te verstrekken machtiging voor digitale aanlevering dienen de volgende stappen te worden doorlopen.
-
- De ambtenaar van de burgerlijke stand doet bij Justid een aanvraag voor een machtiging ten behoeve van het digitaal aanleveren op een geordende en toegankelijke wijze van de dubbelen van de akten en de latere vermeldingen.
-
- Op basis van hetgeen in deze circulaire gestelde, wordt door de betreffende ambtenaar van de burgerlijke stand het werkproces aangepast. Hij dient de beschrijving van de administratieve organisatie van betreffende werkprocessen (een processchema met een beschrijving van de processen) aan te passen en deze te zenden aan Justid. Daarbij dient een CD-ROM met de digitale reproducties van de dubbelen van de akten en latere vermeldingen te worden aangemaakt. Deze wordt opgestuurd naar Justid.
-
- Justid toetst zowel de procedurele waarborging als ook de technisch inhoudelijke waarborgen. De technisch inhoudelijke toetsing zal ook door een derde onafhankelijke instantie uitgevoerd worden.
-
- Indien goedkeuring wordt gegeven, ontvangt de aanvrager een machtiging voor digitale aanlevering van de dubbelen en kan worden gestart met de aanlevering. Mocht dit niet het geval zijn, dan zullen redenen worden gegeven voor de afwijzing. In dat geval dient vanaf stap 2 of 3 de procedure opnieuw doorlopen te worden.
5. Niet te digitaliseren latere vermeldingen
Wanneer dubbelen van de burgerlijke stand niet meer in de centrale archiefbewaarplaats (bij Justid) worden bewaard, kunnen latere vermeldingen van deze akten niet meer aan Justid in beheer worden gegeven. Deze latere vermeldingen dienen voorlopig in papieren vorm naar de rijksarchieven in de provincie gestuurd te worden, opdat het verband tussen de latere vermeldingen en de papieren dubbele akten, waarop zij betrekking hebben, kan worden gelegd. Dit betreft vooralsnog de latere vermeldingen die betrekking hebben op de akten tot en met 1980. De rijksarchieven worden ook wel Regionaal Historische Centra (RHC) genoemd.
Justid zal de gemeenten in de toekomst in kennis stellen van de overbrenging van de dubbelen burgerlijke stand naar de RHC, zodat duidelijk is welke latere vermeldingen naar de RHC’s gezonden moeten worden.
6. Inlichtingen
Nadere informatie in verband met deze circulaire is te vinden op de website van de Justitiële Informatiedienst (www.justid.nl) of kan telefonisch verkregen worden via 088-998 9000.
7. Geldigheidsduur circulaire
Deze circulaire geldt vanaf de datum waarop deze is gepubliceerd in de Staatscourant en geldt zolang er een wettelijke grondslag is om dubbelen van de burgerlijke stand en latere vermeldingen in digitale vorm aan te kunnen leveren aan de centrale bewaarplaats (Justid).
8. Vervanging circulaire
Deze circulaire vervangt de gepubliceerde circulaire De aanlevering van digitale dubbelen van de burgerlijke stand en van digitale latere vermeldingen behorend bij akten van de burgerlijke stand aan de Centrale Justitiële Documentatie van 7 mei 2004, die in werking is getreden d.d. 19 mei 2004.