rijk/zbo/reglement-vervangingsfonds-en-bedrijfsgezondheidszorg-voor-het-onderwijs-2026/BWBR0051678

titel	bwb_id	type	status	datum_inwerkingtreding	bron	citeertitel
Reglement Vervangingsfonds en Bedrijfsgezondheidszorg voor het onderwijs 2026	BWBR0051678	zbo	geldend	2026-01-01	https://wetten.overheid.nl/BWBR0051678	Reglement Vervangingsfonds en Bedrijfsgezondheidszorg voor het onderwijs 2026

Reglement Vervangingsfonds en Bedrijfsgezondheidszorg voor het onderwijs 2026

. Preambule

In 1992 richtten de sociale partners in het onderwijs de Stichting Vervangingsfonds en Bedrijfsgezondheidszorg voor het Onderwijs op. Het doel van het Vervangingsfonds is het bieden van waarborgen aan aangeslotenen voor de kosten van vervanging bij afwezigheid van gewezen personeel en het invoeren en in stand houden van bedrijfsgezondheidszorg in het primair onderwijs, alsmede het bevorderen en bewaken van die zorg.

Het bestuur stelt, conform het bepaalde op grond van artikel 188, vierde lid van de Wet op het primair onderwijs juncto artikel 167, vierde lid van de Wet op de expertisecentra, het Reglement Vervangingsfonds vast. In dit reglement wordt bepaald welke rechten de aangeslotenen in het kader van de taakuitoefening van de stichting, als hierboven genoemd, jegens de stichting kunnen doen gelden en tot welke verplichtingen de aangeslotenen jegens de stichting zijn gehouden.

Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2026.

1. Algemene bepalingen

1. Begripsbepalingen

    *Bedrijfsgezondheidszorg:* de dienstverlening van het Vervangingsfonds ter voorkoming en terugdringing van ziekteverzuim en de verbetering van arbeidsomstandigheden.

    *Bekostiging:* de bekostiging van vervanging door en ten laste van het Vervangingsfonds.

    *Bestuur:* het bestuur van de Stichting Vervangingsfonds en Bedrijfsgezondheidszorg voor het Onderwijs.

    *Bevoegd gezag:* een bevoegd gezag als bedoeld in artikel 1 van de Wpo, artikel 1 van de Wec of een samenwerkingsverband passend onderwijs als bedoeld in artikel 18a van de Wpo.

    *Bovenbestuurlijke vervangingspool:* een vervangingspool die in stand wordt gehouden door twee of meer bevoegde gezagsorganen.

    *Detachering:* de constructie waarbij een bij het Vervangingsfonds aangesloten bevoegd gezag personeel dat bij dit bevoegd gezag in dienst is, tegen een overeengekomen vergoeding, werkzaamheden laat verrichten bij een ander bij het Vervangingsfonds aangesloten bevoegd gezag.

    *Dienstverband:*
  
  
    
      a.
      de benoeming van personeel bij de werkgever in het bijzonder onderwijs;
    
    
      b.
      de aanstelling van personeel bij de werkgever in het openbaar onderwijs.

a. a. de benoeming van personeel bij de werkgever in het bijzonder onderwijs; b. b. de aanstelling van personeel bij de werkgever in het openbaar onderwijs. 8. 8.

    *Eigenrisicodrager:* een bevoegd gezag waaraan op grond van de bepalingen in dit reglement het eigenrisicodragerschap is verleend voor de kosten van vervanging.

    *Extern personeel:* al het personeel dat niet werkzaam is bij een bevoegd gezag op basis van een akte van aanstelling of een akte van benoeming.

    *Financiële variant:* één van de financiële vereveningsvarianten als bedoeld in Hoofdstuk 6 van het reglement waarvan eigenrisicodragers gebruik van kunnen maken.

    *Informatieprotocol:* de bijlage bij dit reglement waarin de wijze van aanlevering van gegevens voor wat betreft de vorm en inhoud, die door een bevoegd gezag moet worden aangeleverd wordt beschreven.

    *Ketenvervanger:* de vervanger van een personeelslid met een dienstverband bij het bevoegd gezag die een ander personeelslid, dat afwezig is in verband met het vervangen van een wegens ziekte of schorsing afwezig ander personeelslid, met een dienstverband bij hetzelfde bevoegd gezag vervangt.

    *Ketenvervanging:* de situatie waarbij een wegens ziekte of schorsing afwezig personeelslid, wordt vervangen door een ander personeelslid met een dienstverband bij hetzelfde bevoegd gezag en die als gevolg van die afwezigheid zelf wordt vervangen door de ketenvervanger. De keten bestaat uitsluitend uit de afwezige, diens vervanger en de ketenvervanger.

    *Maandverwerking:* de verwerking van de door of namens bevoegde gezagsorganen geleverde gegevens ten behoeve van het toetsen en vergoeden van vervangingsdeclaraties. De maandverwerking vindt eenmaal per maand plaats, de specifieke data waarop deze maandverwerkingen plaatsvinden maakt het Vervangingsfonds via zijn website kenbaar.

    *Niet aangemeld personeel:* personeel met een dienstverband dat niet valt onder de verplichte aansluiting en dat ook niet vrijwillig is aangemeld.

    *Normbekostiging:* de wijze waarop het Vervangingsfonds de vervanging die voor bekostiging in aanmerking komt vergoedt.

    *Payrolling:* de constructie, waarbij personeel in dienst is van een payrollonderneming en waarbij dit personeel feitelijk werkt voor een bevoegd gezag. Bij payrolling is de payrollonderneming juridisch de werkgever en zorgt het bevoegd gezag voor de werving en selectie.

    *Personeel:* personeel als bedoeld in artikel 1 en artikel 18a van de Wpo en artikel 1 van de Wec.

    *Reguliere bekostiging:* de situatie waarin een bevoegd gezag geen eigenrisicodrager is.

    *SNA-keurmerk:* het keurmerk dat wordt uitgereikt door de Stichting Normering Arbeid.

    *Uitzendarbeid:* de constructie, waarbij personeel in dienst is van een uitzendorganisatie en waarbij dit personeel feitelijk werkt voor een bevoegd gezag.

    *Vervangingspool:* een pool waarin één of meerdere personeelsleden worden geplaatst met een regulier dienstverband, die door het bevoegd gezag structureel voor vervangingswerkzaamheden worden ingezet.

    *Vrijwillig aangemeld personeel:* personeel dat niet onder de verplichte aansluiting valt en dat vrijwillig door het bevoegd gezag bij het Vervangingsfonds is aangemeld.

    *Wpo:* de Wet op het primair onderwijs.

    *Wec:* de Wet op de expertisecentra.

2. Aansluiting bij het Vervangingsfonds

2.1. Vrijwillige en verplichte aansluiting

2. Verplichte aansluiting bij het Vervangingsfonds

1. 1. Op grond van artikel 188 van de Wpo en artikel 169 van de Wec, is ieder bevoegd gezag aangesloten bij het Vervangingsfonds.
2. 2. Een bevoegd gezag, dat een ontheffing heeft gekregen op grond van artikel 188, derde lid van de Wpo of artikel 167, derde lid van de Wec, is niet aangesloten bij het Vervangingsfonds.

3. Vervanging die niet voor bekostiging in aanmerking komt

Personeelsleden:

a. a. met een dienstverband dat voor 5 juli 2006 tot stand is gekomen en op die datum niet door het Rijk werden bekostigd; b. b. met een dienstverband dat tussen 5 juli 2006 en 1 januari 2009 tot stand is gekomen; c. c. die tussen 5 juli 2006 en 1 januari 2009 een andere functie binnen het bevoegd gezag waar dit personeelslid werkzaam was hebben gekregen,

zijn niet verplicht aangesloten bij het Vervangingsfonds. Vervanging van deze personeelsleden wordt niet bekostigd door het Vervangingsfonds.

4. Vrijwillige aanmelding van personeel

1. 1. Personeel genoemd in artikel 3 kan vrijwillig worden aangemeld door het bevoegd gezag waar dit personeel een dienstverband heeft.
2. 2. Vervanging van vrijwillig aangemeld personeel komt voor bekostiging door het Vervangingsfonds in aanmerking.

3. 3. De aanmelding:

      a.
      moet uiterlijk op 31 oktober door het Vervangingsfonds zijn ontvangen;
      
      
      b.
      geldt met ingang van het kalenderjaar volgend op het jaar waarin deze aanmelding heeft plaatsgevonden;
      
      
      c.
      geschiedt voor het voltallige nog niet aangemelde personeel van het bevoegd gezag.
      

a. a. moet uiterlijk op 31 oktober door het Vervangingsfonds zijn ontvangen; b. b. geldt met ingang van het kalenderjaar volgend op het jaar waarin deze aanmelding heeft plaatsgevonden; c. c. geschiedt voor het voltallige nog niet aangemelde personeel van het bevoegd gezag.

2.2. Eigenrisicodragerschap

5. Eigenrisicodragerschap

1. 1. Een bevoegd gezag kan eigenrisicodrager worden, indien is voldaan aan de volgende voorwaarden:

      a.
      het Vervangingsfonds moet de aanvraag uiterlijk 31 oktober hebben ontvangen;
      
      
      b.
      het bevoegd gezag overlegt een verklaring waaruit blijkt dat de aanvraag met instemming van de PMR of, indien sprake is van een PGMR, de PGMR, is gedaan.
      

a. a. het Vervangingsfonds moet de aanvraag uiterlijk 31 oktober hebben ontvangen; b. b. het bevoegd gezag overlegt een verklaring waaruit blijkt dat de aanvraag met instemming van de PMR of, indien sprake is van een PGMR, de PGMR, is gedaan. 2. 2. Het Vervangingsfonds beslist binnen 8 weken na ontvangst van de aanvraag of het eigenrisicodragerschap wordt verleend. 3. 3. Het eigenrisicodragerschap gaat in per 1 januari volgend op het jaar waarin de aanvraag is ingediend en geldt voor onbepaalde tijd. 4. 4. Een eigenrisicodrager kan het Vervangingsfonds schriftelijk verzoeken het eigenrisicodragerschap op te heffen per 1 januari van het volgende kalenderjaar. Dit verzoek moet uiterlijk 31 oktober door het Vervangingsfonds zijn ontvangen. 5. 5. Indien er bij een eigenrisicodrager wijzigingen optreden als gevolg van fusie of splitsing, informeert deze eigenrisicodrager het Vervangingsfonds uiterlijk 8 weken voordat deze wijzigingen zullen plaatsvinden.

6. Lopende vervangingen

1. 1. Indien aan een bevoegd gezag het eigenrisicodragerschap wordt verleend, worden lopende vervangingen wegens ziekte en schorsing per de ingangsdatum van het eigenrisicodragerschap niet meer door het Vervangingsfonds bekostigd.
2. 2. Indien een eigenrisicodrager het eigenrisicodragerschap opzegt, komt vervanging wegens ziekte en schorsing per 1 januari van het volgende kalenderjaar voor bekostiging in aanmerking.

3. Premie

3.1. Premie

7. Premie

1. 1. Een bij het Vervangingsfonds aangesloten bevoegd gezag voldoet maandelijks de premie aan het Vervangingsfonds. De verschuldigde premie is gelijk aan de premiegrondslag vermenigvuldigd met het premiepercentage.
2. 2. De premiegrondslag is het bruto salaris van het personeel waarvoor premie is verschuldigd, rekening houdend met de deeltijdfactor, exclusief toelages, toeslagen en werkgeverslasten, en vermeerderd met 8 procent vakantie-uitkering.
3. 3. Het personeel waarvoor premie is verschuldigd als bedoeld in het eerste lid, staat omschreven in bijlage 1, ‘Premie’, van dit reglement.

8. Premiepercentages

1. 1. Het bestuur stelt jaarlijks de hoogte van de premiepercentages voor het volgende kalenderjaar vast.
2. 2. Indien er aanleiding toe is, kan het bestuur besluiten tot een tussentijdse wijziging van de premiepercentages.
3. 3. Een positief of negatief exploitatieresultaat van het Vervangingsfonds kan worden verrekend in de premie voor het volgende kalenderjaar.

3.2. Bonus-malus regeling

9. Bonus-malus regeling

1. 1. Een bevoegd gezag ontvangt na afloop van het kalenderjaar een beslissing van het Vervangingsfonds over het al dan niet toekennen van een bonus of het verschuldigd zijn van een malus.
2. 2. Op basis van de aangeleverde gegevens over de verslagmaanden januari tot en met december, wordt de bonus-malus verhouding berekend door het totaal van de vastgestelde normvergoedingen te delen door de premie die voor dat kalenderjaar is verschuldigd.
3. 3. Bij het berekenen van de bonus-malus verhouding, vormen de gegevens van het door het bevoegd gezag op 31 januari in stand gehouden scholen van het volgende kalenderjaar de basis.
4. 4. Het Vervangingsfonds berekent de bonus-malus afrekening conform de ‘Werkwijze bonus-malus regeling’, opgenomen als bijlage 2 in dit reglement.
5. 5. Het Vervangingsfonds maakt de beslissing over de bonus-malus afrekening over het voorgaande kalenderjaar jaarlijks bekend voor 15 oktober. Deze termijn kan met uiterlijk 6 weken worden verlengd, mits dit door het Vervangingsfonds voor 8 oktober bekend wordt gemaakt.

10. Toepassingsbereik

1. 1. De bonus-malus regeling is van toepassing op een kalenderjaar.
2. 2. De bonus-malus regeling is niet van toepassing op bevoegde gezagsorganen die in het kalenderjaar waarover de berekening plaatsvindt eigenrisicodrager zijn geweest, tenzij sprake is van de situatie als bedoeld in het derde lid.
3. 3. Indien een bevoegd gezag als gevolg van fusie gedurende het kalenderjaar eigenrisicodrager is geworden, dan geldt de bonus-malus regeling alleen voor het tijdvak voorafgaand aan de dag dat dit bevoegd gezag eigenrisicodrager is geworden. De bonus-malus afrekening wordt opgelegd aan het bevoegd gezag dat na de fusie is ontstaan dan wel in stand is gebleven.

11. Maximering malus

Indien een bevoegd gezag een bonus-malus verhouding heeft van meer dan 1,5, is voor het deel daarboven geen malus verschuldigd. De berekening en werking van de bonus-malus verhouding is opgenomen in de ‘Werkwijze bonus-malus regeling’, opgenomen als bijlage 2 in dit reglement.

4. Bekostiging

12. Voorwaarden voor bekostiging

Een bevoegd gezag dat valt onder de reguliere bekostiging dan wel een eigenrisicodrager die gebruik maakt van een financiële variant, komt in aanmerking voor bekostiging van vervanging, indien is voldaan aan de voorwaarden van dit artikel.

1. 1. Het bevoegd gezag overlegt jaarlijks uiterlijk op 1 maart de compliance-verklaring die het Vervangingsfonds aan het bevoegd gezag heeft verstrekt. Indien het Vervangingsfonds na deze datum de compliance-verklaring nog niet heeft ontvangen, wordt de bekostiging opgeschort tot het moment waarop het Vervangingsfonds de compliance-verklaring heeft ontvangen.
2. 2. Het bevoegd gezag is premie verschuldigd voor het afwezige personeelslid.
3. 3. Het afwezige personeelslid is niet geplaatst in een vervangingspool als bedoeld in hoofdstuk 5 van dit reglement.

4. 4. Het personeelslid dat wordt vervangen is afwezig wegens:

      a.
      ziekte; of
      
      
      b.
      schorsing als bedoeld in de cao po.
      

a. a. ziekte; of b. b. schorsing als bedoeld in de cao po. 5. 5. Het bevoegd gezag heeft ten behoeve van de afwezige geen aanspraak op een Ziektewet-uitkering. 6. 6. De vervanging vindt plaats in de periode van afwezigheid. 7. 7. De vervanging heeft tot extra kosten geleid voor het bevoegd gezag, die niet gemaakt zouden zijn als de vervanging niet had plaatsgevonden. Deze voorwaarde geldt niet, indien sprake is van vervanging door een personeelslid met een akte van aanstelling of een akte van benoeming en dat:

      a.
      is geplaatst in een vervangingspool als bedoeld in hoofdstuk 5 van dit reglement;
    
    
      b.
      werkzaam is in een functie die is geplaatst in het RDDF;
    
    
      c.
      in de tweede fase van een sociaal plan zit en met ontslag wordt bedreigd;
    
    
      d.
      vrijwillig is aangemeld bij het Vervangingsfonds.
    
    
      e.
      werkzaam is op basis van een dienstverband voor kennelijk tijdelijk werk als bedoeld in artikel 3.1 van de cao po.

a. a. is geplaatst in een vervangingspool als bedoeld in hoofdstuk 5 van dit reglement; b. b. werkzaam is in een functie die is geplaatst in het RDDF; c. c. in de tweede fase van een sociaal plan zit en met ontslag wordt bedreigd; d. d. vrijwillig is aangemeld bij het Vervangingsfonds. e. e. werkzaam is op basis van een dienstverband voor kennelijk tijdelijk werk als bedoeld in artikel 3.1 van de cao po. 8. 8. De vervanger van een leraar voldoet aan de bevoegdheidseisen voor leraar, genoemd in artikel 3 van de Wpo dan wel artikel 3 van de Wec. Deze voorwaarde geldt niet voor vervanging van de eerste dag afwezigheid wegens ziekte van een leraar. 9. 9. Vervanging door extern personeel anders dan uitzendpersoneel of personeel werkzaam bij een payroll onderneming, heeft plaatsgevonden ten behoeve van vervanging van een directielid of onderwijsondersteunend personeel. Vervanging van leraren door dit extern personeel wordt niet door het Vervangingsfonds bekostigd. 10. 10. Bij vervanging door extern personeel, dient een factuur te worden overgelegd waarin een urenspecificatie van de vervanger is opgenomen. 11. 11. Bij vervanging op basis van uitzendarbeid of payrolling, moet de uitzendorganisatie of de payroll organisatie beschikken over een SNA-keurmerk. 12. 12. De vervangingsdeclaratie is binnen 3 maanden en 5 werkdagen na afloop van de maand waarin de vervanging heeft plaatsgevonden door het Vervangingsfonds ontvangen. Dit is een fatale termijn, vervangingsdeclaraties die buiten deze termijn zijn ontvangen, worden afgekeurd. 13. 13. Indien een vervangingsdeclaratie conform het vorige lid tijdig is ingediend, moet het Vervangingsfonds een correctie op deze declaratie uiterlijk binnen 3 maanden hebben ontvangen, te rekenen vanaf de dag waarop de declaratie is ingediend. Een correctie die buiten deze termijn is ontvangen, wordt niet in behandeling genomen. 14. 14. Indien het Vervangingsfonds ten aanzien van ingediende vervangingsdeclaraties bij een bevoegd gezag aanvullende gegevens heeft opgevraagd, dan moet het Vervangingsfonds deze gegevens binnen 8 weken, te rekenen vanaf de dag dat het Vervangingsfonds de gegevens heeft opgevraagd, hebben ontvangen. 15. 15. Indien het Vervangingsfonds op grond van het vorige lid een verklaring heeft opgevraagd waaruit blijkt, dat de werknemer die is vervangen nog steeds afwezig is wegen ziekte, dan gebruikt het bevoegd gezag hiervoor de modelverklaring die het Vervangingsfonds ter beschikking heeft gesteld.

13. Wijze van vervanging

Vervanging kan plaatsvinden op basis van:

a. a. een tijdelijk of vast dienstverband voor vervanging; b. b. een dienstverband voor werkzaamheden van kennelijk tijdelijke aard; c. c. een tijdelijke uitbreiding van een dienstverband; d. d. een min-max-contract of een min-max-aanstelling; e. e. detachering; f. f. arbeid door extern personeel, uitzendarbeid of payrolling.

14. Bekostiging

Indien is voldaan aan artikel 12 en 13, dan vindt bekostiging plaats met inachtneming van dit artikel.

1. 1. Het aantal uren vervanging wordt bekostigd tot maximaal het aantal uren afwezigheid, waarbij het aantal uren afwezigheid wordt gebaseerd op het aantal werkzame uren van de afwezige per week op basis van de akte van aanstelling dan wel benoeming, vermenigvuldigd met het aantal weken in de betreffende maand.
2. 2. Vervanging wegens ziekte wordt bekostigd tot maximaal 28 maanden na de eerste ziektedag, zoals geregistreerd door het UWV.
3. 3. Vervanging wegens schorsing wordt bekostigd tot maximaal 42 kalenderdagen vanaf de eerste dag dat het afwezige personeelslid is geschorst.
4. 4. Indien een vervanger waarvan de vervanging door het Vervangingsfonds wordt bekostigd ziek wordt, dan kan het bevoegd gezag een tweede vervanger aanstellen om de oorspronkelijke afwezige te vervangen. De bekostiging van de wegens ziekte afwezige vervanger wordt dan door het Vervangingsfonds doorbetaald gedurende diens afwezigheidsperiode dan wel periode van aanstelling, tot een maximum van 6 maanden. Indien de eerder ziek geworden vervanger of het oorspronkelijk afwezige personeelslid weer beter is, dan stopt de bekostiging van de tweede vervanger op het moment van werkhervatting van de eerste vervanger of de oorspronkelijke afwezige.
5. 5. Bij ketenvervanging wordt uitsluitend de vervanging door de ketenvervanger bekostigd op basis van de uren zoals bepaald in het eerste lid van dit artikel.
6. 6. De hoogte van de bekostiging wordt berekend door het normbedrag per uur te vermenigvuldigen met het aantal uren dat de afwezige is vervangen, tot maximaal de uren afwezigheid. Het normbedrag wordt bepaald aan de hand van de inschaling van de afwezige. De verdere werking van de normbekostiging is opgenomen in bijlage 3, ‘Werkwijze normbekostiging’, van dit reglement.
7. 7. In afwijking van het zesde lid, geldt voor personeelsleden die zijn aangesloten bij de CAO Bestuurders Funderend Onderwijs 2022, dat vervanging van deze personeelsleden wordt bekostigd conform normklasse 5, zoals opgenomen in bijlage 3, ‘Werkwijze normbekostiging’, van dit reglement.

5. Vervangingspools

15. Aanvraag en duur vervangingspools

1. 1. Een bevoegd gezag dat valt onder de reguliere bekostiging, kan bij het Vervangingsfonds schriftelijk een aanvraag indienen, om al dan niet samen met andere bevoegde gezagsorganen een vervangingspool op te richten.
2. 2. Het bevoegd gezag kan kiezen voor een vervangingspool met een grootte van maximaal 4 of maximaal 6 procent van de totale formatie exclusief de vervangers. De peildatum voor het bepalen van deze grootte is 1 oktober voorafgaand het jaar waarin de vervangingspool wordt ingezet.
3. 3. De ingangsdatum van een vervangingspool is 1 januari volgend op het jaar waarin de vervangingspool is aangevraagd. De aanvraag voor een vervangingspool moet uiterlijk 31 oktober door het Vervangingsfonds zijn ontvangen. Het Vervangingsfonds beslist binnen 8 weken op de aanvraag.
4. 4. De vervangingspool wordt voor onbepaalde tijd verleend. Het bevoegd gezag kan de vervangingspool schriftelijk opzeggen. Deze opzegging moet uiterlijk op 31 oktober door het Vervangingsfonds zijn ontvangen.
5. 5. Opzegging van een vervangingspool is slechts mogelijk per 1 januari nadat de opzegging conform het vierde lid tijdig heeft plaatsgevonden.
6. 6. Een aanvraag voor een bovenbestuurlijke vervangingspool kan gedurende het hele kalenderjaar worden ingediend en start niet eerder dan de eerste van de maand volgend op de maand waarin deze is aangevraagd.

16. Bekostiging en inzetpercentage vervangingspool

1. 1. De bekostiging en berekening van het inzetpercentage van de in de vervangingspool geplaatste personeelsleden vindt plaats volgens bijlage 4, ‘Werkwijze vervangingspools’, van dit reglement.
2. 2. De hoogte van de bekostiging wordt berekend door het aantal uren van het dienstverband per week te delen door 7, het resultaat hiervan te vermenigvuldigen met 365, het resultaat daarvan te delen door 12 en het resultaat daarvan te vermenigvuldigen met het van toepassing zijnde normbedrag.
3. 3. Bij gebruik van een vervangingspool van maximaal 4 procent van de totale formatie, vordert het Vervangingsfonds het verschil tussen de daadwerkelijke inzet en 98 procent van de maximaal haalbare inzet terug.
4. 4. Bij gebruik van een vervangingspool van maximaal 6 procent van de totale formatie, vordert het Vervangingsfonds het verschil tussen de daadwerkelijke inzet en 100 procent van de maximaal haalbare inzet terug.
5. 5. Het bevoegd gezag stuurt de verantwoording van de inzet van het personeel geplaatst in de vervangingspool naar het Vervangingsfonds. De uiterste datum waarop het Vervangingsfonds deze inzetverantwoording alsmede eventuele correcties daarop moet hebben ontvangen, is de maandverwerking van september van het jaar, volgend op het jaar waarop de inzetverantwoording betrekking heeft.
6. 6. Indien het Vervangingsfonds na de datum genoemd in het vorige lid een inzetverantwoording heeft ontvangen, dan komt de maand waarop deze inzetverantwoording betrekking heeft niet voor bekostiging in aanmerking. Indien het Vervangingsfonds na de datum genoemd in het vorige lid een correctie op een inzetverantwoording heeft ontvangen, dan wordt deze correctie niet in behandeling genomen.

17. Plaatsing uit de vervangingspool

1. 1. In de verlofsituaties onder a tot en met c, wordt personeel dat geplaatst is in een vervangingspool voor de duur en omvang van dit verlof uit de vervangingspool geplaatst. Het bevoegd gezag kan gedurende deze verlofsituaties een ander personeelslid in de vervangingspool plaatsen.

      a.
      zwangerschaps- en bevallingsverlof.
      
      
      b.
      ouderschapsverlof.
      
      
      c.
      ziekteverlof vanaf 6 maanden na de eerste ziektedag. Gedurende de eerste 6 maanden van het ziekteverlof wordt het personeelslid bekostigd door het Vervangingsfonds en telt de afwezigheid mee voor het inzetpercentage als ware dit personeelslid volledig ingezet voor vervanging.
      

a. a. zwangerschaps- en bevallingsverlof. b. b. ouderschapsverlof. c. c. ziekteverlof vanaf 6 maanden na de eerste ziektedag. Gedurende de eerste 6 maanden van het ziekteverlof wordt het personeelslid bekostigd door het Vervangingsfonds en telt de afwezigheid mee voor het inzetpercentage als ware dit personeelslid volledig ingezet voor vervanging. 2. 2. Personeel dat afwezig is wegens ziekte, kan niet in een vervangingspool worden geplaatst.

18. Bovenbestuurlijke vervangingspools

1. 1. Bij een bovenbestuurlijke vervangingspool, komt vervanging door personeel in dienst van een aan deze pool deelnemende eigenrisicodrager niet voor bekostiging in aanmerking, tenzij sprake is van de situatie onder a en b.

      a.
      een in de bovenbestuurlijke vervangingspool geplaatste vervanger, die een dienstverband heeft bij een deelnemende eigenrisicodrager, wordt ingezet via detachering voor vervanging bij een deelnemend bevoegd gezag dat geen eigenrisicodrager is.
      
      
      b.
      de eigenrisicodrager die deelneemt aan de bovenbestuurlijke vervangingspool, geeft bij deelname van deze pool voor het begin van het nieuwe kalenderjaar bij het Vervangingsfonds aan welke personeelsleden het in deze pool heeft geplaatst.
      

a. a. een in de bovenbestuurlijke vervangingspool geplaatste vervanger, die een dienstverband heeft bij een deelnemende eigenrisicodrager, wordt ingezet via detachering voor vervanging bij een deelnemend bevoegd gezag dat geen eigenrisicodrager is. b. b. de eigenrisicodrager die deelneemt aan de bovenbestuurlijke vervangingspool, geeft bij deelname van deze pool voor het begin van het nieuwe kalenderjaar bij het Vervangingsfonds aan welke personeelsleden het in deze pool heeft geplaatst. 2. 2. Toewijzing van de bekostiging met betrekking tot een bovenbestuurlijke vervangingspool, vindt met het oog op de eindafrekening van het inzetpercentage en de bonus-malus regeling plaats naar rato van de per bevoegd gezag verantwoorde premie. 3. 3. Bij een bovenbestuurlijke vervangingspool wordt vervanging door personeel met een dienstverband bij een aan deze pool deelnemende eigenrisicodrager niet meegerekend bij de berekening van het inzetpercentage.

6. Financiële varianten

19. Aanmelding financiële varianten

1. 1. Een eigen risicodrager of een bevoegd gezag waaraan eigenrisicodragerschap wordt verleend, kan zich aanmelden voor één van de volgende financiële varianten:

      a.
      eigen risicovariant van 2 maal de werktijdfactor per week;
      
      
      b.
      eigen risicovariant van 6 maal de werktijdfactor per week;
      
      
      c.
      stop-loss variant met een lage ondergrens van de bandbreedte;
      
      
      d.
      stop-loss variant met een hoge ondergrens van de bandbreedte.
      

a. a. eigen risicovariant van 2 maal de werktijdfactor per week; b. b. eigen risicovariant van 6 maal de werktijdfactor per week; c. c. stop-loss variant met een lage ondergrens van de bandbreedte; d. d. stop-loss variant met een hoge ondergrens van de bandbreedte. 2. 2. Een bevoegd gezag dat geen eigenrisicodrager is, kan zich aanmelden voor een financiële variant onder de voorwaarde dat uiterlijk op de ingangsdatum van de financiële variant het eigenrisicodragerschap wordt verleend. 3. 3. De ingangsdatum van een financiële variant is 1 januari. De schriftelijke aanmelding moet uiterlijk 31 oktober hier voorafgaand door het Vervangingsfonds zijn ontvangen. 4. 4. De aanmelding voor een financiële variant geldt voor al het personeel van het bevoegd gezag. 5. 5. De bekostiging van de financiële varianten vindt plaats conform bijlage 5, ‘Werkwijze financiële varianten’, van dit reglement.

20. Algemene voorwaarden voor bekostiging financiële varianten

Een bevoegd gezag dat gebruik maakt van een financiële variant, komt voor bekostiging in aanmerking indien is voldaan aan artikel 12, met uitzondering van lid 7, onder a, artikel 13 en aan de voorwaarden van dit artikel.

1. 1. De vervanging heeft voor het bevoegd gezag geleid tot extra kosten die niet gemaakt zouden zijn als de vervanging niet had plaatsgevonden.
2. 2. Personeel dat binnen de eigen betrekkingsomvang voor vervanging wordt ingezet, komt slechts voor bekostigde vervanging in aanmerking indien dit personeelslid is geplaatst in een eigen, door het bevoegd gezag bekostigde vervangingspool. Het bevoegd gezag stelt het Vervangingsfonds in kennis welke personeelsleden er in deze pool zijn geplaatst.

21. Wijziging of opzegging

1. 1. Het gebruik van een financiële variant geldt voor onbepaalde tijd.
2. 2. Wijziging of opzegging van een financiële variant is mogelijk per 1 januari. Het schriftelijk verzoek tot wijziging of opzegging dient uiterlijk op 31 oktober hieraan voorafgaand door het Vervangingsfonds te zijn ontvangen.
3. 3. Indien een bevoegd gezag het eigenrisicodragerschap heeft opgezegd, eindigt het gebruik van de financiële variant per 1 januari van het daaropvolgend kalenderjaar.

7. Slotbepalingen

22. Arbo-, ziekteverzuim- en personeelsbeleid

1. 1. Een bevoegd gezag kan gebruik maken van de faciliteiten die het Vervangingsfonds beschikbaar stelt op het gebied van arbo-, ziekteverzuim- en personeelsbeleid.
2. 2. Het Vervangingsfonds kan voor het inzetten en verdelen van de faciliteiten, genoemd in het eerste lid, nadere regels stellen.

23. Subsidies

Een bevoegd gezag kan bij het Vervangingsfonds een aanvraag indienen voor een door het Vervangingsfonds te verstrekken subsidie. Op deze aanvragen is de Kaderregeling Subsidieverstrekking Vervangingsfonds en Participatiefonds 2007 van toepassing.

24. Administratie- en bewaarplicht

1. 1. Het bevoegd gezag voert of laat een administratie voeren met betrekking tot de op grond van dit reglement benodigde gegevens en documenten.
2. 2. Het bevoegd gezag bewaart de in het eerste lid genoemde administratie voor een periode van minimaal 7 jaar en stelt deze ter beschikking aan de controleurs die het bestuur daartoe heeft aangewezen.

25. Toepassing reglement

1. 1. In het geval er ten onrechte bekostiging door het Vervangingsfonds heeft plaatsgevonden, vordert het Vervangingsfonds het ten onrechte uitgekeerde bedrag terug als onverschuldigde betaling.
2. 2. Indien een bevoegd gezag te weinig premie heeft afgedragen, vordert het Vervangingsfonds de te weinig afgedragen premie in.
3. 3. Een vordering als bedoeld in het eerste of tweede lid kan worden verrekend met andere door het Vervangingsfonds aan het bevoegd gezag verschuldigde bedragen.
4. 4. Een vordering als bedoeld in het eerste en tweede lid wordt verhoogd met een administratieve heffing van 10 procent van de totale vordering, tot een maximum van de totale kosten van de controle waaruit is gebleken dat er ten onrechte bekostiging heeft plaatsgevonden of te weinig premie is afgedragen.
5. 5. Voordat het Vervangingsfonds een administratieve heffing als bedoeld in het vierde lid oplegt, geeft het een eenmalige schriftelijke waarschuwing aan het bevoegd gezag.

26. Onvoorziene omstandigheden

In gevallen waarin het reglement niet voorziet, beslist het bestuur.

27. Citeertitel

Dit reglement wordt aangehaald als ‘Reglement Vervangingsfonds en Bedrijfsgezondheidszorg voor het onderwijs 2026’.

28. Bekendmaking

1. 1. Dit reglement wordt bekendgemaakt middels publicatie in de Staatscourant.
2. 2. Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2026 en is van toepassing op het kalenderjaar 2026. Voor vervanging die in 2026 heeft plaatsgevonden, is dit reglement voor onbepaalde tijd van toepassing.

29. Hardheidsclausule

1. Om zwaarwegende redenen kan het bestuur, op eigen initiatief dan wel op schriftelijk verzoek van een bevoegd gezag, afwijken van de bepalingen in dit reglement. Bij de belangenafweging die in het kader van een beroep op de hardheidsclausule plaatsvindt, wordt alleen gekeken naar de omstandigheden van het bevoegd gezag.

Bijlage 1. Premie

Schoolbesturen binnen het primair onderwijs die bij het Vervangingsfonds zijn aangesloten, dragen premie aan het Vervangingsfonds af. Dit staat vermeld in artikel 183, tweede lid van de Wpo en artikel 170, tweede lid van de Wec.

Voor het bepalen voor welke personeelsleden er wel of geen premie moet worden afgedragen, hanteert het Vervangingsfonds verschillende aansluitcodes. Ook geldt er een onderscheid tussen volledige aansluiting bij het Vf, volledig eigenrisicodragerschap en eigenrisicodragerschap met een financiële variant.

Hieronder volgt een overzicht van de verschillende aansluitcodes en welke personeelsleden er bij de aansluitcodes horen.

Bijlage 2. Werkwijze bonus-malus regeling

Het Vervangingsfonds hanteert bij vervangingsdeclaraties die door een bevoegd gezag worden ingediend de Bonus-malus regeling. Deze regeling heeft als doel om een bevoegd gezag te stimuleren om actief verzuim tegen te gaan door een bonus uit te keren indien dit bevoegd gezag weinig vervangingsdeclaraties indient en uitgekeerd krijgt, en een malus op te leggen bij veel vervangingsdeclaraties.

Bij de Bonus-malus regeling worden de volgende begrippen gehanteerd.

[afbeelding]

Om de werking van de Bonus-malus regeling duidelijker te maken, volgen hieronder 2 voorbeelden.

Gegevens bevoegd gezag:

Het bevoegd gezag heeft in 2025 € 20.000 minder vervangingsdeclaraties uitgekeerd gekregen dan de ondergrens van de bonus-malus bandbreedte. Op deze € 20.000 wordt het bonuspercentage toegepast. Dit houdt in dat het bevoegd gezag bij de eindafrekening een bonus van 20.000 × 0,3 = € 6.000 ontvangt.

Gegevens bevoegd gezag:

Het bevoegd gezag heeft in 2025 € 10.000 meer vervangingsdeclaraties uitgekeerd gekregen dan de bovengrens van de Bonus-malus bandbreedte. Op deze € 10.000 wordt het maluspercentage toegepast. Dit houdt in dat het bevoegd gezag bij de eindafrekening een malus van 10.000 × 0,5 = € 5.000 opgelegd krijgt.

In het geval een bevoegd gezag een malus opgelegd krijgt, is deze malus aan een maximum verbonden. Dit maximum is vastgesteld op een bonus-malus verhouding van 1,5. Boven dit maximum van 1,5 is geen malus verschuldigd.

Bijlage 3. Werkwijze normbekostiging

Bij het bekostigen van vervanging vergoedt het Vervangingsfonds niet direct de kosten die een bevoegd gezag heeft gemaakt voor de vervanging, maar maakt het gebruik van het systeem van normbekostiging. Bij de normbekostiging worden de volgende begrippen gehanteerd.

Er zijn in totaal 5 normklassen, elk met een ondergrens en een bovengrens.

Per normklasse wordt een normbedrag per uur berekend, waarbij rekening is gehouden met de werkgeverslasten. Een afwezig personeelslid wordt naar aanleiding van het salaris ingedeeld in de bij dat salaris behorende normklasse. De bekostiging wordt vervolgens berekend door het normbedrag te vermenigvuldigen met het aantal uren dat het afwezige personeelslid is vervangen, tot maximaal het aantal uren afwezigheid.

Let op, bij de normbekostiging geldt het volgende belangrijke onderscheid:

In de onderstaande tabel 1 staan de normklassen, grenzen en normbedragen zoals deze gelden per 1 januari 2026:

Indien een wegens ziekte afwezig personeelslid wordt vervangen en deze vervanger zelf ziek wordt, dan kan het bevoegd gezag een tweede vervanger aanstellen of benoemen, die dan de werkzaamheden van de vervanger overneemt en de oorspronkelijke afwezige gaat vervangen.

De bekostiging van de wegens ziekte afwezige vervanger wordt dan door het Vervangingsfonds doorbetaald gedurende diens afwezigheidsperiode c.q. periode van aanstelling, tot een maximum van 6 maanden. Gedurende deze periode krijgt het bevoegd gezag dus twee maal de normbekostiging, gebaseerd op het oorspronkelijk afwezige personeelslid. Indien de eerder ziek geworden vervanger of het oorspronkelijk afwezige personeelslid weer beter is en de (vervangings)werkzaamheden hervat, dan stopt de bekostiging van de tweede vervanger op het moment van werkhervatting van de eerste vervanger.

Bijlage 4. Werkwijze vervangingspools

Op grond van hoofdstuk 5 van dit reglement, kunnen bevoegd gezagsorganen bij het Vervangingsfonds een vervangingspool aanvragen.

Bij vervangingspools wordt er een andere bekostigingssystematiek gehanteerd dan bij de reguliere bekostiging. Er wordt gewerkt met een systeem van bevoorschotting en terugvordering. Voor inzetverantwoordingen die tijdig door het Vervangingsfonds zijn ontvangen, wordt een voorschot uitgekeerd. Dit voorschot wordt berekend conform de formule in artikel 16, lid 2. Het normbedrag is hierbij gebaseerd op het salaris van de poolmedewerker en niet op het salaris van de afwezige. Voor personeelsleden die in een vervangingspool zijn geplaatst en vallen onder reikwijdte van de CAO Bestuurders Funderend Onderwijs 2022 geldt, dat het normbedrag altijd normklasse 5 bedraagt.

Het bevoegd gezag dient de inzetverantwoording van de in de vervangingspool geplaatste personeelsleden in via ‘MijnVf’. De uiterste datum waarop bij het Vervangingsfonds de inzetverantwoordingen over het kalenderjaar kunnen worden ingediend is de maandverwerking van september van het jaar, volgend op het jaar waarop de inzetverantwoording betrekking heeft. Indien het Vervangingsfonds een inzetverantwoording na deze datum heeft ontvangen, dan komt de maand waarop deze inzetverantwoording betrekking heeft niet voor bekostiging in aanmerking.

De hierboven genoemde uiterste indieningsdatum geldt ook voor correcties op inzetverantwoordingen. Indien een correctie op een inzetverantwoording na voornoemde datum door het Vervangingsfonds wordt ontvangen, dan wordt deze correctie niet in behandeling genomen.

Na afloop van het kalenderjaar wordt het definitieve inzetpercentage van de vervangingspool bepaald. Gedurende het kalenderjaar kan een bevoegd gezag de voorlopige resultaten raadplegen in ‘MijnVf’.

De berekening van het inzetpercentage vindt plaats aan de hand van de volgende formule:

Is het inzetpercentage van de in de vervangingspool geplaatste personeelsleden lager dan het vereiste inzetpercentage van 98% (of 100% bij een pool met een maximale grootte van 6%), dan vordert het Vervangingsfonds het verschil met het vastgestelde inzetpercentage terug.

Terugvordering: 98% – 80% = 18% × € 80.000 = € 14.400.

Bijlage 5. Werkwijze financiële varianten

Op grond van hoofdstuk 6 van het reglement, kan een eigenrisicodrager er voor kiezen om gebruik te maken van één van de financiële varianten die door het Vervangingsfonds worden aangeboden.

Hieronder worden deze varianten nader omschreven en wordt bepaald hoe de bekostiging voor elk van de vier financiële varianten plaatsvindt.

Bijlage 6. Informatieprotocol

Het Vervangingsfonds ondersteunt bevoegde gezagsorganen door vervanging van personeel in het primair onderwijs onder bepaalde voorwaarden te bekostigen. Bijna alle bevoegde gezagsorganen dragen hiervoor een premie af. Daarnaast kunnen bevoegde gezagsorganen bij het Vervangingsfonds terecht voor advies over verzuim en re-integratie. Om deze taken uit te voeren heeft het Vervangingsfonds bepaalde gegevens nodig over de bevoegde gezagsorganen. Dit informatieprotocol beschrijft de vorm en inhoud van de set gegevens die door het scholenveld aangeleverd moet worden alsmede een korte toelichting op het aanleverproces. Het informatieprotocol dient als hulpmiddel voor schoolbesturen om de juiste gegevens tijdig aan te leveren bij het Vervangingsfonds.

In het kader van de AVG, dienen verwerkingen van persoonsgegevens bij het College bescherming persoonsgegevens te worden gemeld. Het Vervangingsfonds maakt bij de uitoefening van de werkzaamheden gebruik van persoonsgegevens. Het Vervangingsfonds treft passende en organisatorische maatregelen om te waarborgen en te kunnen aantonen dat de verwerking van die persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming wordt uitgevoerd.

Het informatieprotocol bestaat uit 4 onderdelen: