rijk/ministeriele-regeling/archiefregeling/BWBR0027041

titel	bwb_id	type	status	datum_inwerkingtreding	bron	citeertitel
Archiefregeling	BWBR0027041	ministeriele-regeling	geldend	2012-12-06	https://wetten.overheid.nl/BWBR0027041	Archiefregeling

Archiefregeling

Hoofdstuk 1. Algemeen

Artikel 1

In deze regeling wordt verstaan onder:

a. a.

    *archiefbescheiden:* voor wat betreft:
  
    
      1°.
      
        hoofdstuk 2: archiefbescheiden als bedoeld in artikel 11, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995;
    
    
      2°.
      
        hoofdstuk 3: archiefbescheiden als bedoeld in artikel 12 van het Archiefbesluit 1995;

1°. 1°.

        hoofdstuk 2: archiefbescheiden als bedoeld in artikel 11, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995;

2°. 2°.

        hoofdstuk 3: archiefbescheiden als bedoeld in artikel 12 van het Archiefbesluit 1995;

b. b.

    *bestandsformaat:* code volgens welke digitale gegevens op een gegevensdrager zijn opgeslagen;

c. c.

    *besturingsprogrammatuur:* programmatuur bestemd voor de besturing van computers en software;

d. d.

    *conversie:* omzetting of overzetting van gegevens in een ander bestandsformaat;

e. e.

    *digitale archiefbescheiden:* archiefbescheiden die uitsluitend met behulp van besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur geraadpleegd kunnen worden;

f. f.

    *DIN:* door het Deutsches Institut für Normung uitgegeven norm, vermeld in bijlage 1 bij deze regeling;

g. g.

    *emulatie:* techniek waarmee een computer of toepassingsprogrammatuur zich hetzelfde gedraagt als één van een oudere generatie;

h. h.

    *gedrag:* geheel van dynamische en interactieve kenmerken van archiefbescheiden
  
    
      1°.
      bij raadpleging of gebruik ten tijde van het ontvangen of opmaken van de archiefbescheiden door het overheidsorgaan; en
    
    
      2°.
      die voor het overheidsorgaan kenbaar moeten zijn voor de uitvoering van het betreffende werkproces;

1°. 1°. bij raadpleging of gebruik ten tijde van het ontvangen of opmaken van de archiefbescheiden door het overheidsorgaan; en 2°. 2°. die voor het overheidsorgaan kenbaar moeten zijn voor de uitvoering van het betreffende werkproces; i. i.

    *ICN-kwaliteitseis:* in bijlage 2 bij deze regeling opgenomen kwaliteitseis van het Instituut Collectie Nederland;

j. j.

    *ISO of ISO-DIS:* door de International Organization for Standardization uitgegeven norm onderscheidenlijk Draft International Standard, vermeld in bijlage 1 bij deze regeling;

k. k.

    *migratie:* overzetting van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform;

l. l.

    *minister:* Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap;

m. m.

    *NEN, NEN-EN, NEN-EN-IEC, NEN-EN-ISO/IEC, NEN-ISO of NPR:* door het Nederlands Normalisatie-Instituut uitgegeven norm of ontwerpnorm, vermeld in bijlage 1 bij deze regeling;

n. n.

    *overbrenging:* overbrenging als bedoeld in de artikelen 12 en 13 van de Archiefwet 1995;

o. o.

    *polyester:* polyethyleentereftalaat;

p. p.

    *structuur:* logisch verband tussen de elementen van een document of van een archief;

q. q.

    *toepassingsprogrammatuur:* programmatuur bestemd voor de ondersteuning van de uitvoering van een werkproces;

r. r.

    *werkproces:* samenhangend geheel van stappen en procedures in het kader van de uitvoering van een taak.

Artikel 2

1. Met de in deze regeling genoemde technische producteisen worden gelijkgesteld technische producteisen die worden gesteld in een andere lidstaat van de Europese Unie, in een staat die partij is bij de overeenkomst inzake de Europese Economische Ruimte, dan wel in Turkije, en die ten minste een gelijkwaardige productkwaliteit waarborgen.

2. Met de in deze regeling genoemde normen, uitgegeven door het Deutsches Institut für Normung, de International Organization for Standardization en het Nederlands Normalisatie-Instituut, worden gelijkgesteld nieuwere versies van die normen, uitgegeven door de betreffende organisaties.

Artikel 2a

Aan een norm als bedoeld in artikel 1, onderdelen f, j, of m, die is opgenomen in een voorschrift voor archiefbescheiden dat is gesteld in de hoofdstukken 2 of 3, behoeft niet te worden voldaan voor zover voor archiefbescheiden anders dan door toepassing van die norm tenminste dezelfde mate van duurzaamheid of geordende en toegankelijke staat wordt bereikt als is beoogd met het voorschrift waarin die norm is opgenomen.

Hoofdstuk 2. Duurzaamheid van archiefbescheiden

Paragraaf 1. Algemene voorschriften voor te bewaren archiefbescheiden

Artikel 3

Het gebruik van andere categorieën materialen dan die, bedoeld in dit hoofdstuk, is toegestaan, indien:

a. a. deze andere materialen voldoen aan artikel 11, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995 in verband met de eigenschappen van die materialen of als gevolg van regelmatige conserverende handelingen; of b. b. de archiefbescheiden, opgemaakt door middel van deze andere materialen, tijdig worden vervangen door reproducties.

Artikel 4

Papier voldoet aan NEN 2728:2006.

Artikel 5

1. Inkten en toners alsmede de apparatuur waarmee deze op papier worden aangebracht bereiken een duurzaamheid overeenkomstig ISO 11798:1999.

2. In afwijking van het eerste lid voldoen balpennen en balpeninkten aan DIN 16554-2:1982 of ISO 12757-2:1998 en rollerbalpennen en rollerbalpeninkten aan ISO 14145-2:1998.

3. De zorgdrager voorkomt dat inkten en toners, die door hem worden gebruikt bij het opmaken en bewaren van archiefbescheiden, doorslaan.

4. Schrijfmachine- en printerlinten bevatten als kleurstof koolstof of gelijkwaardige materialen.

Artikel 6

1. Microfilm voor archiefbescheiden is een polyester halogeenzilverfilm, negatief ontwikkeld, die voldoet aan NEN 3528:1975. Deze film wordt aangeduid als moederfilm.

2.

De kwaliteit van de opname van een moederfilm is overeenkomstig:

a. a. Quality Index 10 van NEN-ISO 6199:2005, Annex C, hoog contrast ontwikkeld, voor wat betreft gedrukt of geprint materiaal; en b. b. Quality index 8 van NEN-ISO 6199:2005, Annex C, laag contrast ontwikkeld, voor wat betreft handgeschreven materiaal.

3. Van een moederfilm wordt een kopie vervaardigd op een polyester halogeenzilverfilm, die ten opzichte van de moederfilm een kwaliteit heeft van ten hoogste 1 target minder volgens NEN-ISO 6199:2005. Deze film wordt aangeduid als duplicaatfilm. Bij het kopieerproces vindt geen wisseling van polariteit plaats. Voor het overige is de kwaliteit van een duplicaatfilm gelijk aan die van de moederfilm.

4. De afwerking van moederfilms en duplicaatfilms voldoet aan NEN 2154:1980.

5. Moederfilms en duplicaatfilms worden niet ter inzage gegeven.

6. Gebruikskopieën worden gemaakt van een duplicaatfilm.

Artikel 7

1. Zwart-witfilm voor archiefbescheiden is een polyester halogeenzilverfilm, negatief ontwikkeld, die voldoet aan NEN ISO 18901:2002. De afwerking voldoet aan ISO 18917:1999.

2. De afwerking van papier voor zwart-witafdrukken voldoet aan ISO 18917:1999.

Artikel 8

Kleurenfilm voor archiefbescheiden is een polyester film met stabiele kleurstof.

Artikel 9

1. Omslagen en mappen zonder hechtmechanieken voldoen aan ICN-kwaliteitseis nummer 1.

2. Omslagen en mappen met hechtmechanieken voldoen aan ICN-kwaliteitseisen nummers 2 en 12.

Artikel 10

1.

Archiefdozen voor standaardformaat papier voldoen aan:

a. a. ICN-kwaliteitseis nummer 4 of 13, indien omslagen volgens ICN-kwaliteitseis nummer 1 of 2 worden toegepast; of b. b. ICN-kwaliteitseis nummer 3, indien de archiefbescheiden rechtstreeks in contact komen met het karton.

2.

Karton voor archiefdozen van andere dan standaardformaten voldoet aan:

a. a. ICN-kwaliteitseis nummer 10 of 16, indien omslagen met ICN-kwaliteitseis nummer 1 of 2 worden toegepast; of b. b. ICN-kwaliteitseis nummer 11, indien de archiefbescheiden rechtstreeks in contact komen met het karton.

Artikel 11

1. Zelfklevende etiketten bestemd voor omslagen, mappen en archiefdozen voldoen aan ICN-kwaliteitseis nummer 15.

2. Voor niet-zelfklevende etiketten wordt lijm op acrylaatbasis gebruikt. De zuurgraad van de lijm heeft een pH-waarde van ten minste 7,5 en ten hoogste 10.

Artikel 12

1.

Andere materialen dan die, bedoeld in de artikelen 9, 10 en 11, die rechtstreeks met de drager van archiefbescheiden in contact komen, bevatten geen:

a. a. metaal; b. b. lignine; c. c. weekmakers; d. d. co-polymeren van vinylchloride; of e. e. andere stoffen die de archiefbescheiden kunnen beschadigen of de degradatie ervan bevorderen.

2.

Voor zover de andere materialen, bedoeld in het eerste lid, kunststoffen bevatten, bestaan die kunststoffen uitsluitend uit:

a. a. polystyreen; b. b. polyethyleen; c. c. polypropyleen; of d. d. polycarbonaat.

3. Het eerste lid, onderdeel a, is niet van toepassing op materialen als bedoeld in de artikelen 6 tot en met 8.

Artikel 13

Indien archiefbescheiden chemische of fysische reacties kunnen aangaan met andere archiefbescheiden wanneer zij met die archiefbescheiden in dezelfde verpakkingseenheid zouden worden bewaard, worden die andere archiefbescheiden binnen of buiten de verpakkingseenheid afzonderlijk verpakt.

Artikel 14

Archiefbescheiden worden overgezet op nieuwe dragers, zodra het gevaar dreigt dat de informatie verloren gaat dan wel onleesbaar of niet waarneembaar wordt als gevolg van:

a. a. natuurlijke of door de verpakking veroorzaakte veroudering van de gebruikte materialen; of b. b. het in onbruik raken van het type drager.

Paragraaf 2. Bijzondere voorschriften voor bepaalde categorieën van te bewaren archiefbescheiden

Artikel 15

1. Optische schijven worden stofvrij, verticaal geplaatst en in het donker opgeborgen.

2. Verpakkingsmateriaal voor optische schijven voldoet aan NEN-ISO 18925:2002.

3. Het eerste en het tweede lid zijn van overeenkomstige toepassing op magnetische gegevensdragers.

Hoofdstuk 3. Geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden

Paragraaf 1. Algemene voorschriften voor te bewaren archiefbescheiden

Artikel 16

De zorgdrager zorgt ervoor dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem.

Artikel 17

De zorgdrager zorgt ervoor dat van elk van de archiefbescheiden te allen tijde kan worden vastgesteld:

a. a. de inhoud, structuur en verschijningsvorm bij het ontvangen of opmaken ervan door het overheidsorgaan, een en ander voor zover deze aspecten kenbaar moesten zijn voor de uitvoering van het betreffende werkproces; b. b. wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het door het overheidsorgaan werd ontvangen of opgemaakt; c. c. de samenhang met andere door het overheidsorgaan ontvangen en opgemaakte archiefbescheiden; d. d. de met betrekking tot de archiefbescheiden uitgevoerde beheeractiviteiten; en e. e. de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur waarmee de archiefbescheiden worden bewaard of beheerd.

Artikel 18

1. De zorgdrager zorgt ervoor dat de onder hem ressorterende overheidsorganen beschikken over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de bij dat overheidsorgaan berustende archiefbescheiden, geordend overeenkomstig het ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur.

2. Indien de ordeningsstructuur tussentijds wordt aangepast, wordt de oorspronkelijke versie tezamen met de nieuwe versie bewaard.

Artikel 19

1. De zorgdrager legt een metagegevensschema als bedoeld in NEN-ISO 23081:2006 vast.

2. De zorgdrager koppelt aan archiefbescheiden metagegevens aan de hand waarvan te allen tijde de aspecten, bedoeld in artikel 17, kunnen worden herleid.

Artikel 20

De zorgdrager zorgt ervoor dat het archiveringssysteem de toegankelijke staat van archiefbescheiden waarborgt, zodanig dat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn

a. a. kan worden gevonden

      1°.
      aan de hand van de daaraan gekoppelde metagegevens; of
    
    
      2°.
      door middel van een andere ontsluitingsmethode; en

1°. 1°. aan de hand van de daaraan gekoppelde metagegevens; of 2°. 2°. door middel van een andere ontsluitingsmethode; en b. b. leesbaar of waarneembaar te maken is.

Paragraaf 2. Bijzondere voorschriften voor te bewaren digitale archiefbescheiden

Artikel 21

In aanvulling op artikel 17, aanhef en onderdeel a, zorgt de zorgdrager ervoor, dat van elk van de digitale archiefbescheiden te allen tijde het gedrag kan worden vastgesteld.

Artikel 22

De zorgdrager zorgt ervoor dat van elk van de digitale archiefbescheiden de functionele eisen worden vastgelegd van:

a. a. de inhoud, structuur en verschijningsvorm, bedoeld in artikel 17, onderdeel a; en b. b. het gedrag, voor zover dit noodzakelijk is voor het waarborgen van de authenticiteit van de digitale archiefbescheiden.

Artikel 23

In aanvulling op artikel 18, eerste lid, zorgt de zorgdrager ervoor, dat aan de hand van het in dat lid bedoelde overzicht alle relevante digitale bestanden te identificeren zijn waarmee de bij hem berustende digitale archiefbescheiden leesbaar of waarneembaar zijn te maken.

Artikel 24

In aanvulling op de metagegevens, bedoeld in artikel 19, tweede lid, koppelt de zorgdrager aan digitale archiefbescheiden metagegevens aan de hand waarvan te allen tijde gegevens over het navolgende kunnen worden herleid:

a. a. de oorspronkelijke technische aard van de digitale archiefbescheiden, alsmede van de hard- en softwareomgeving daarvan; b. b. de actuele technische aard van de digitale archiefbescheiden, alsmede van de hard- en softwareomgeving daarvan, zodanig dat reproductie ervan te allen tijde mogelijk is; en c. c. voor zover gebruik is gemaakt van een digitale handtekening:

      1°.
      de houder van de digitale handtekening;
    
    
      2°.
      het moment van validatie van de digitale handtekening, alsmede het resultaat daarvan;
    
    
      3°.
      de voor de validatie verantwoordelijke functionaris; en
    
    
      4°.
      voor zover bekend ten tijde van het werkproces: de identificatie van het certificaat van de digitale handtekening.

1°. 1°. de houder van de digitale handtekening; 2°. 2°. het moment van validatie van de digitale handtekening, alsmede het resultaat daarvan; 3°. 3°. de voor de validatie verantwoordelijke functionaris; en 4°. 4°. voor zover bekend ten tijde van het werkproces: de identificatie van het certificaat van de digitale handtekening.

Artikel 25

1. Indien gerede kans bestaat dat als gevolg van wijziging of in onbruik raken van besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur niet langer voldaan kan worden aan de bij deze regeling gestelde eisen ten aanzien van de toegankelijke en geordende staat van digitale archiefbescheiden, zorgt de zorgdrager ervoor dat conversie of migratie van die digitale archiefbescheiden plaatsvindt, dan wel dat die digitale archiefbescheiden door toepassing van emulatie kunnen worden gebruikt of geraadpleegd overeenkomstig de wijze ten tijde van het ontvangen of opmaken ervan door het overheidsorgaan.

2. De zorgdrager maakt van de conversie of migratie een verklaring op, die ten minste een specificatie bevat van de digitale archiefbestanden die zijn geconverteerd of gemigreerd, en waarin tevens is aangegeven op welke wijze en met welk resultaat getoetst is of na de conversie of migratie aan de bij deze regeling gestelde eisen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat is of kan worden voldaan.

Artikel 26

1. Digitale archiefbescheiden worden, uiterlijk op het tijdstip van overbrenging, opgeslagen in een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard, tenzij dit redelijkerwijs niet van de zorgdrager kan worden verlangd. Alsdan vindt met de beheerder van de voor overbrenging aangewezen archiefbewaarplaats overleg plaats over een alternatief bestandsformaat.

2. Voor zover op het tijdstip van overbrenging gebruik wordt gemaakt van encryptietechniek, wordt aan de beheerder van de archiefbewaarplaats de bijbehorende decryptiesleutel verstrekt.

3. Gebruikmaking van compressietechniek is slechts toegestaan, voor zover daarbij niet zodanig verlies van informatie optreedt, dat niet langer aan de bij deze regeling gestelde eisen ten aanzien van de toegankelijke en geordende staat van digitale archiefbescheiden kan worden voldaan.

Hoofdstuk 3a. Vervanging

Artikel 26a

Onder vervanging wordt in dit hoofdstuk niet begrepen conversie, migratie of emulatie.

Artikel 26b

De zorgdrager verschaft in het besluit tot vervanging, bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, voor zover dit besluit archiefbescheiden betreft die ingevolge een selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, inzicht in ten minste de volgende aspecten van het door hem toegepaste vervangingsproces:

a. a. de reikwijdte van het vervangingsproces, waartoe in elk geval worden gerekend een opgave van de organisatieonderdelen en de categorieën archiefbescheiden waarvoor het vervangingsproces geldt; b. b. de inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en de randapparatuur; c. c. voor zover van toepassing de software en de gekozen instellingen; d. d. de criteria voor de keuze ter zake van reproductie in kleur, grijswaarden of zwartwit; e. e. de wijze waarop de reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend de formaten, bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze ter zake van reproductie per batch of per stuk; f. f. de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten; g. g. het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden; h. h. de kwaliteitsprocedures.

Hoofdstuk 4. Algemene voorschriften voor de bouw en inrichting van archiefruimten en -bewaarplaatsen

Paragraaf 1. Algemeen

Artikel 27

Aan een in deze regeling opgenomen voorschrift dat moet worden toegepast om te voldoen aan een met betrekking tot een archiefruimte of archiefbewaarplaats gestelde eis, behoeft niet te worden voldaan, voor zover anders dan door toepassing van dat voorschrift de archiefruimte of archiefbewaarplaats ten minste dezelfde mate van veiligheid, bescherming tegen water, klimaatbeheersing en milieuhygiëne biedt, als is beoogd met het betrokken voorschrift.

Paragraaf 2. Voorschriften in verband met de veiligheid

Artikel 28

Het gebouw waarin een archiefruimte of archiefbewaarplaats is of wordt gesitueerd, is door zijn locatie, aard en bouwwijze zo goed mogelijk gevrijwaard van risico’s van:

a. a. brand; b. b. overstroming; en c. c. vochtindringing door opkomend grond-, regen- of rioolwater, alsmede van elke overige vorm van wateroverlast.

Artikel 29

Bij ondergronds bouwen van een archiefruimte of een archiefbewaarplaats heeft de waterindringing in het bouwmateriaal een waarde die onschadelijk is voor de bewaring van archiefbescheiden, gemeten volgens:

a. a. ISO-DIS 7031:1983 of NPR 2877:1991 voor beton; b. b. NEN 2778:1991 voor andere bouwmaterialen.

Artikel 30

1. Archiefruimten en archiefbewaarplaatsen zijn voorzien van deugdelijke en, mede gelet op de aard, oppervlakte en inhoud van de archiefruimte onderscheidenlijk archiefbewaarplaats, doelmatige middelen of voorzieningen voor het doven en vertragen van brand, waaronder in ieder geval voldoende en zichtbaar gemarkeerde draagbare blustoestellen. Poeder- of schuimblussers zijn niet toegestaan.

2. Voor zover toegepast, zijn sprinklerinstallaties volautomatisch werkend en uitgevoerd met sprinklerkoppen die zich aan het plafond en in de stellingen of in de rekken bevinden. Open sprinklerkoppen zijn niet toegestaan.

3. De middelen en voorzieningen voor het doven en vertragen van brand, bedoeld in eerste en tweede lid, zijn geschikt om de schadelijke gevolgen daarvan voor de aanwezige archiefbescheiden te beperken.

4. De bijdrage tot de brandvoortplanting van in- en uitwendige scheidingsconstructies voldoet ten minste aan klasse 2 volgens NEN 6065:1991.

5. Ventilatie- of luchtbehandelingskanalen zijn voorzien van brandkleppen die voldoen aan NEN-EN 1366-1:1999 en NEN-EN 1366-2:1999.

6. Archiefruimten en archiefbewaarplaatsen zijn voorzien van rookmelders en een brandmeldinstallatie met een automatische doormelding naar de brandweer. De brandmeldinstallatie wordt beheerd overeenkomstig NEN 2654-1:2002, deel 1.

7. In een archiefruimte of archiefbewaarplaats bevinden zich geen materialen en apparaten die brandgevaar kunnen veroorzaken.

Artikel 31

In archiefruimten en archiefbewaarplaatsen geldt een rookverbod.

Artikel 32

Watermelders, voorzien van een doormelding via het gebouwbeheerssysteem, het beveiligingssysteem of het installatiebeheerssysteem, zijn aanwezig in archiefruimten en archiefbewaarplaatsen

a. a. die zich deels of geheel beneden het maaiveld bevinden; b. b. die zijn voorzien van een sprinklerinstallatie; of c. c. waarin zich een of meer brandslanghaspels bevinden.

Artikel 33

1.

Kabels, leidingen of kanalen zijn slechts toegestaan

a. a. als opbouw; en b. b. voor noodzakelijke voorzieningen in de archiefruimte of archiefbewaarplaats zelf.

2. Voor zover een noodzakelijke voorziening zich in een compartiment bevindt, worden de daarvoor benodigde kabels, leidingen of kanalen niet door het overige gedeelte van de archiefruimte of archiefbewaarplaats gevoerd.

Artikel 34

Deuren in een archiefruimte of een archiefbewaarplaats zijn zelfsluitend en draaien, voor zover draaiend uitgevoerd, naar buiten toe open.

Artikel 35

De zorgdrager neemt doeltreffende maatregelen tegen ongeautoriseerde toegang tot de archiefruimte of de archiefbewaarplaats.

Paragraaf 3. Voorschriften voor een gunstig milieu en klimaat

Artikel 36

1.

In een archiefruimte of archiefbewaarplaats bevinden zich geen materialen, apparaten of stoffen die:

a. a. de temperatuur en de luchtvochtigheid nadelig kunnen beïnvloeden; b. b. verontreiniging kunnen verspreiden; c. c. insecten of micro-organismen kunnen aantrekken; of d. d. archiefbescheiden op een andere wijze kunnen beschadigen of de degradatie ervan bevorderen.

2. Niet toegestaan zijn bouw- en afwerkmaterialen waaruit schadelijke gassen kunnen vrijkomen of die op andere wijze schade aan de archiefbescheiden kunnen veroorzaken of waarvan een redelijk vermoeden bestaat dat zij in de toekomst schade kunnen veroorzaken.

Artikel 37

Vloeren, wanden en plafonds in een archiefruimte of een archiefbewaarplaats worden glad, vlak en stofvrij afgewerkt.

Artikel 38

Vervallen

Artikel 39

1.

Klimaatapparatuur ten behoeve van een archiefruimte of een archiefbewaarplaats is zodanig uitgevoerd dat

a. a. via de kanalen ervan geen water, stof, vuil of ongedierte kunnen doordringen; en b. b. geen onderlinge besmetting van compartimenten kan ontstaan met schimmels of andere micro-organismen.

2. De deugdelijke werking van alle in een archiefruimte of archiefbewaarplaats aanwezige meetapparatuur voor relatieve luchtvochtigheid en temperatuur wordt regelmatig gecontroleerd.

Artikel 40

Archiefstellingen in een archiefruimte of een archiefbewaarplaats worden zodanig geplaatst van

a. a. elkaar, van wanden en plafonds alsmede van de overige inrichting, dat steeds voldoende luchtcirculatie mogelijk is ter voorkoming van schimmels of andere micro-organismen; b. b. verlichtingselementen, dat geen voor de archiefbescheiden schadelijke warmteontwikkeling kan plaatsvinden; of c. c. doorvoeringen door scheidingsconstructies, dat eventuele branddoorslag geen direct gevaar voor de archiefbescheiden oplevert.

Artikel 41

Magnetische gegevensdragers voor archiefbescheiden worden bewaard in een gesloten constructie die tegengaat dat voor de archiefbescheiden schadelijke elektromagnetische straling deze constructie kan binnendringen.

Hoofdstuk 5. Bijzondere voorschriften voor de bouw en inrichting van archiefruimten

Paragraaf 1. Voorschriften in verband met de veiligheid

Artikel 42

De vloerbelasting van een archiefruimte is berekend op het maximale gewicht van de daarop staande inrichting inclusief archiefbescheiden.

Artikel 43

1. De in- en uitwendige scheidingsconstructies van een archiefruimte hebben een brandwerendheid van ten minste 60 minuten volgens NEN 6069:2005, dan wel, voor zover gelet op de aard van de scheidingsconstructie van toepassing, NEN 6071:2001, NEN 6072:1991 of NEN 6073:1991.

2. De bijdrage tot de brandvoortplanting van de inrichting voldoet aan klasse 2 volgens NEN 6065:1991.

3. In of in de nabijheid van een archiefruimte zijn brandslanghaspels aanwezig. Indien de haspels zich in de archiefruimte bevinden, zijn deze toegepast met droge blusleidingen waarvan de aansluiting zich buiten de archiefruimte bevindt.

Paragraaf 2. Voorschriften voor een gunstig milieu en klimaat

Artikel 44

De luchtinhoud van een archiefruimte wordt ten hoogste eenmaal per etmaal ververst.

Artikel 45

Een archiefruimte is voorzien van een goedwerkende thermometer en hygrometer. Haarhygrometers zijn niet toegestaan.

Artikel 45a

De relatieve luchtvochtigheid van archiefruimten heeft een zo constant mogelijke waarde van 50% R.V. +/- 10%. De temperatuur varieert tussen de 16°C en 20°C. Een overschrijding tot 25°C gedurende ten hoogste 10 etmalen per jaar is toegestaan.

Paragraaf 3. Overige voorschriften

Artikel 46

1. Toegangsdeuren in een archiefruimte en hang- en sluitwerk daarop voldoen aan klasse 3 volgens NEN 5088:1994/C2:1996 nl.

2. Externe scheidingsconstructie en gevelelementen voldoen aan weerstandsklasse 4 of hoger volgens NEN 5096:2007 +C1:2007 nl.

Hoofdstuk 6. Bijzondere voorschriften voor de bouw en inrichting van archiefbewaarplaatsen

Paragraaf 1. Voorschriften in verband met de veiligheid

Artikel 47

De in- en uitwendige scheidingsconstructies van een archiefbewaarplaats zijn

a. a. vervaardigd van gewapend beton in kwaliteiten volgens NEN 6720:1995 of gelijkwaardig materiaal met een massa van minimaal 625 kg/m^3; b. b. bestand tegen maximale belasting gedurende ten minste 120 minuten volgens NEN 6702:2007 ingeval van calamiteiten; c. c. waterdicht; en d. d. voldoende bestand tegen optredende waterdruk.

Artikel 48

1. De in- en uitwendige scheidingsconstructies van een archiefbewaarplaats zijn brandwerend gedurende ten minste 120 minuten volgens NEN 6069:2005, dan wel, voor zover gelet op de aard van de scheidingsconstructie van toepassing, NEN 6071:2001, NEN 6072:1991 of NEN 6073:1991.

2. De hoofddraagconstructie van het gebouw heeft, voor zover van belang voor de archiefbewaarplaats, een brandwerendheid met betrekking tot bezwijken van ten minste 120 minuten volgens NEN 6069:2005, dan wel, voor zover gelet op de aard van de hoofddraagconstructie van toepassing, NEN 6071:2001, NEN 6072:1991 of NEN 6073:1991.

3. De bijdrage tot de brandvoortplanting van de inrichting voldoet aan klasse 4 volgens NEN 6065:1991. Deuren zijn ten minste 120 minuten brandwerend.

4. De wijze waarop de bijdrage tot brandvoortplanting van de vloer wordt bepaald voldoet aan klasse T volgens NEN 1775:1991.

5. Onverminderd artikel 30, tweede lid, en voor zover toegepast, zijn sprinklerinstallaties in archiefbewaarplaatsen uitgevoerd als tweemelderafhankelijk.

6. De in de archiefbewaarplaats aanwezige draagbare blusapparaten bevinden zich in de directe nabijheid van de deuren alsmede op een plaats het verst verwijderd van de uitgang.

7. In de archiefbewaarplaats is in directe nabijheid van de toegang daartoe een brandslanghaspel aanwezig, die voldoet aan NEN-EN 671-1:2001 en waarvan de afsluitkraan buiten de archiefbewaarplaats is aangebracht.

Artikel 49

De maatgevende rookdichtheid van de archiefbewaarplaats, met inbegrip van de inrichting ervan, bedraagt ten hoogste 10 m^–1 volgens NEN 6066:1991.

Artikel 50

In een archiefbewaarplaats zijn te allen tijde voldoende, goedwerkende telecommunicatiemiddelen voorhanden waarmee aanwezigen zich in verbinding kunnen stellen met personen buiten de archiefbewaarplaats.

Paragraaf 2. Voorschriften voor een gunstig milieu en klimaat

Artikel 51

1.

De tot de archiefbewaarplaats toetredende verse en gerecirculeerde lucht wordt gezuiverd van zwaveldioxide, stikstofoxiden en ozon. De gemiddelde jaarconcentratie in de archiefbewaarplaats bedraagt ten hoogste:

a. a. 1.3 ppb voor zwaveldioxide; b. b. 6.7 ppb voor stikstofoxiden; en c. c. 0.3 ppb voor ozon.

2. Het ventilatievoud bedraagt bij een inrichting met vaste archiefstellingen ten minste 0,1 maal het volume van de ruimte per uur.

3. Het circulatievoud bedraagt ten minste 1 maal het volume van de ruimte per uur.

4. Bij toepassing van verrijdbare archiefstellingen bedraagt de inwendige circulatie ten minste 1,5 maal het volume van de ruimte per uur.

5. De tot de archiefbewaarplaats toetredende verse en gerecirculeerde lucht bevat ten hoogste 75 µg/m^3 stofdeeltjes.

Artikel 52

De bewaarcondities in een archiefbewaarplaats worden bewaakt door luchtvochtigheid- en temperatuuropnemers die gekoppeld zijn aan het gebouwbeheerssysteem.

Artikel 53

Een archiefbewaarplaats waarin regelmatig archiefbescheiden van buiten het gebouw worden opgenomen is voorzien van een ontvangst- en quarantaineruimte.

Artikel 54

Onverminderd artikel 37 worden wanden en plafonds van een archiefbewaarplaats afgewerkt met een dampdoorlatende laag.

Paragraaf 2a

Artikel 54a

1.

de relatieve luchtvochtigheid en temperatuur voor archiefbewaarplaatsen bedragen:

a. a. 50% R.V. +/- 5% onderscheidenlijk 18°C +/- 2°C voor bewaring van:

        1°.
        papier;
      
      
        2°.
        perkament;
      
      
        3°.
        was;
      
      
        4°.
        leer;
      
      
        5°.
        textiel;
      
      
        6°.
        hout;
      
      
        7°.
        fotomateriaal op papier; of
      
      
        8°.
        optische schijven;

1°. 1°. papier; 2°. 2°. perkament; 3°. 3°. was; 4°. 4°. leer; 5°. 5°. textiel; 6°. 6°. hout; 7°. 7°. fotomateriaal op papier; of 8°. 8°. optische schijven; b. b. 35% R.V. +/- 5% onderscheidenlijk 13° C +/- 2°C voor de bewaring van zwart-wit negatiefmaterialen; c. c. 38% R.V.+/- 5% R.V. onderscheidenlijk –20°C +/- 2°C voor de bewaring van zwart-wit negatiefmaterialen van di- en triacetaat en nitraatfilm en kleurnegatiefmaterialen; d. d. 40% R.V.+/- 2% R.V. onderscheidenlijk 10°C +/- 2°C voor de bewaring van moederkopieën van tapes; of e. e. 40% R.V.+/- 2% R.V. onderscheidenlijk 18°C +/- 2°C voor de bewaring van werkkopieën van tapes.

2. Bij tussentijdse verplaatsing van archiefbescheiden naar een andere ruimte wordt voorzien in acclimatisering van de archiefbescheiden, indien gerede kans bestaat dat schadelijke condensvorming op zal treden als gevolg van verandering van relatieve vochtigheid of temperatuur.

Paragraaf 3. Overige voorschriften

Artikel 55

1. Buitendeuren en andere gevelelementen van een archiefbewaarplaats voldoen aan klasse 3 volgens NEN 5096:2007 +C1:2007 nl.

2. Toegangsdeuren zijn ten minste voorzien van insteeksloten met sluitkommen en van veiligheidsbouwbeslag met boorzekering, die voldoen aan klasse 3 volgens NEN 5088:1994.

3. Een archiefbewaarplaats is voorzien van inbraakwering en -signalering die voldoen aan NEN 5089:2009 4e Ontw. nl.

Artikel 56

Ramen zijn niet toegestaan in een archiefbewaarplaats.

Hoofdstuk 7. Ontheffingen

Artikel 57

1.

Op daartoe strekkend verzoek kan in een bijzonder geval ontheffing worden verleend van een of meerdere voorschriften in de hoofdstukken 4, 5 en 6 van deze regeling door:

a. a. de minister, voor wat betreft archiefruimten bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden, bedoeld in de artikelen 23, eerste en tweede lid, en 41, eerste lid van de Archiefwet 1995, alsmede voor wat betreft de rijksarchiefbewaarplaatsen; b. b. gedeputeerde staten, voor wat betreft andere archiefruimten of archiefbewaarplaatsen.

2. Aan de ontheffing, bedoeld in het eerste lid, kunnen voorschriften worden verbonden.

Hoofdstuk 8. Slot- en overgangsbepalingen

Artikel 58

1. Artikel 19, tweede lid, is niet van toepassing op archiefbescheiden die zijn ontvangen of opgemaakt voorafgaand aan de inwerkingtreding van deze regeling en, voor zover het digitale archiefbescheiden betreft, waaraan of waarin sinds dat tijdstip geen gegevens zijn toegevoegd onderscheidenlijk zijn gewijzigd.

2. De artikelen 21, 22, aanhef en onderdeel b, en 24 zijn niet van toepassing op digitale archiefbescheiden in digitale bestanden ontvangen of opgemaakt in de periode, gelegen tussen 31 december 2003 en het tijdstip van inwerkingtreding van deze regeling, waaraan of waarin sinds laatstbedoeld tijdstip geen gegevens zijn toegevoegd onderscheidenlijk zijn gewijzigd.

3. Hoofdstuk 3 is niet van toepassing op digitale archiefbescheiden die zijn ontvangen of opgemaakt voorafgaand aan 1 januari 2004, waaraan of waarin sinds die datum geen gegevens zijn toegevoegd onderscheidenlijk zijn gewijzigd.

4.

Op digitale archiefbescheiden als bedoeld in het derde lid blijven de bepalingen van de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden, zoals die luidde voor inwerkingtreding van deze regeling, van toepassing, met dien verstande dat in afwijking van die bepalingen toepassing wordt gegeven aan:

a. a.

      artikel 25 van deze regeling, indien een gerede kans bestaat dat dergelijke archiefbescheiden als gevolg van wijziging van besturingsprogrammatuur, toepassingsapparatuur of apparatuur niet binnen een redelijke termijn leesbaar of waarneembaar te maken zijn; en

b. b.

      artikel 26 van deze regeling, indien niet kan worden voldaan aan artikel 6 van de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden, zoals die luidde voor inwerkingtreding van deze regeling.

5. De voor de inwerkingtreding van deze regeling op grond van artikel 10, vierde lid, van de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden, zoals die luidde voor inwerkingtreding van deze regeling, verleende ontheffingen blijven van kracht.

Artikel 59

1. Artikel 33, eerste lid, aanhef en onderdeel a, en tweede lid, is niet van toepassing op archiefruimten die zijn gebouwd voor het tijdstip van inwerkingtreding van deze regeling.

2. Artikel 39, eerste lid, zoals die bepaling luidde voor 1 januari 2014, blijft van toepassing op klimaatapparatuur die is geplaatst in de periode van 1 april 2010 tot en met 31 december 2013.

3. De voor de inwerkingtreding van deze regeling op grond van de artikelen 43 en 44 van de Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen, zoals die luidde voor inwerkingtreding van deze regeling, verleende ontheffingen blijven van kracht en gelden als ontheffingen als bedoeld in artikel 57.

Artikel 59a

Artikel 26b is niet van toepassing op besluiten tot vervanging die zijn genomen voorafgaand aan 1 januari 2013.

Artikel 60

De volgende regelingen en besluiten worden ingetrokken:

a. a.

    Regeling duurzaamheid archiefbescheiden;

b. b.

    Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden;

c. c.

    Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen;

d. d.

    Besluit van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 17 december 2004, nr. C/S/04/2750, houdende instelling van de Evaluatiecommissie Regeling Duurzaamheid Archiefbescheiden;

e. e.

    Besluit van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 17 december 2004, nr. C/S/04/2751, houdende instelling van de Evaluatiecommissie Regeling Geordende en Toegankelijke Staat Archiefbescheiden; en

f. f.

    Besluit van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 17 december 2004, nr. C/S/04/2752, houdende instelling van de Evaluatiecommissie Regeling Bouw en Inrichting Archiefruimten en Archiefbewaarplaatsen.

Artikel 61

Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 april 2010.

Artikel 62

Deze regeling wordt aangehaald als: Archiefregeling.

Bijlage 1. bij

De in deze bijlage vermelde normen zijn de normen, uitgegeven door het Deutsches Institut für Normung, de International Organization for Standardization respectievelijk het Nederlands Normalisatie-Instituut, bedoeld in de Archiefregeling.

DIN 16554-2:1982:

norm ‘Kugelschreiber-Minen. Schriftqualität. Anforderungen. Prüfung. Kennzeichnung’, uitgegeven door het Deutsches Institut für Normung, zoals deze luidde op 1 februari 1982

ISO 9660:1988:

norm ‘Information processing – Volume and file structure of CD-ROM for information interchange’, uitgegeven door de International Organization for Standardization, zoals deze luidde op 14 april 1988

ISO 11798:1999:

norm ‘Information and documentation – Permanence and durability of writing, printing and copying on paper – Requirements and test methods’, uitgegeven door de International Organization for Standardization, zoals deze luidde op 1 juli 1999;

ISO 12757-2:1998:

norm ‘Ball point pens and refills – Part 2: Documentary use (DOC)’, uitgegeven door de International Organization for Standardization, zoals deze luidde op 1 mei 1998;

ISO 10149:1995:

norm ‘Information technology – Data interchange on read-only 120 mm optical data disks (CD-ROM)’, uitgegeven door de International Organization for Standardization, zoals deze luidde op 6 juli 1995;

ISO 14145-2:1998:

norm ‘Roller ball pens and refills – Part 2: Documentary use (DOC)’, uitgegeven door de International Organization for Standardization, zoals deze luidde op 1 april 1998;

ISO 18917:1999:

norm ‘Photography – Determination of residual thiosulfate and other related chemicals in processed photographic materials – Methods using iodine-amylose, methylene blue and silver sulfide’, uitgegeven door de International Organization for Standardization, zoals deze luidde op 1 juni 1999;

ISO-DIS 7031:1983:

norm ‘Concrete hardened; determination of the depth of penetration of water under pressure’, uitgegeven door de International Organization for Standardization, zoals deze luidde op 21 oktober 1983;

NEN 1775:1991:

norm ‘Bepaling van de bijdrage tot brandvoortplanting van vloeren’, uitgegeven door het Nederlands Normalisatie-Instituut, zoals deze luidde op 1 november 1991;

NEN 2154:1980:

norm ‘Microfilmtechniek – Bewaren van nabewerkte halogeenzilvermicrofilms’, uitgegeven door het Nederlands Normalisatie-Instituut, zoals deze luidde op 1 juli 1980;

NEN 2654-1:2002:

norm ‘Beheer, controle en onderhoud van brandbeveiligingsinstallaties – Deel 1: Brandmeldinstallaties’, uitgegeven door het Nederlands Normalisatie-Instituut, zoals deze luidde op 1 februari 2002;

NEN 2728:2006:

norm ‘Permanent houdbaar papier – Eisen en beproevingsmethoden’, uitgegeven door het Nederlands Normalisatie-Instituut, zoals deze luidde op 1 september 2006;

NEN 2778:1991:

norm ‘Vochtwering in gebouwen – Bepalingsmethoden’, uitgegeven door het Nederlands Normalisatie-Instituut, zoals deze luidde op 1 november 1991;

NEN 3528:1975:

norm ‘Microfilmtechniek – Halogeenzilverfilms, 16 en 35 mm’, uitgegeven door het Nederlands Normalisatie-Instituut, zoals deze luidde op 1 april 1975;

NEN 5088:1994/C2:1996 nl:

norm ‘Inbraakveiligheid van gebouwen – Toepassing van hang- en sluitwerk’, uitgegeven door het Nederlands Normalisatie-Instituut, zoals deze luidde op 1 februari 1996;

NEN 5089:2009 4e Ontw. nl:

Ontwerpnorm ‘Inbraakwerend hang- en sluitwerk – Classificatie, eisen en beproevingsmethoden’, uitgegeven door het Nederlands Normalisatie-Instituut, zoals deze luidde op 1 januari 2009;

NEN 5096: 2007 +C1:2007 nl:

norm ‘Inbraakwerendheid – Dak- of gevelelementen met deuren, ramen, luiken en vaste vullingen – Eisen, classificatie en beproevingsmethoden’, uitgegeven door het Nederlands Normalisatie-Instituut, zoals deze luidde op 1 december 2007;

NEN 6065:1991:

norm ‘Bepaling van de bijdrage tot brandvoortplanting van bouwmateriaal(combinaties)’, uitgegeven door het Nederlands Normalisatie-Instituut, zoals deze luidde op 14 november 1991;

NEN 6066:1991:

norm ‘Bepaling van de rookproduktie bij brand van bouwmateriaal(combinaties)’, uitgegeven door het Nederlands Normalisatie-Instituut, zoals deze luidde op 1 november 1991, inclusief wijzigingsblad NEN 6066:1991/A1:1997 nl, zoals deze luidde op 1 mei 1997;

NEN 6069:2005:

norm ‘Experimentele bepaling van de brandwerendheid van bouwdelen en bouwproducten en het classificeren daarvan’, uitgegeven door het Nederlands Normalisatie-Instituut, zoals deze luidde op 1 juli 2005;

NEN 6071:2001:

norm ‘Rekenkundige bepaling van de brandwerendheid van bouwdelen – Betonconstructies’, uitgegeven door het Nederlands Normalisatie-Instituut, zoals deze luidde op 1 december 2001;

NEN 6072:1991:

norm ‘Rekenkundige bepaling van de brandwerendheid van bouwdelen – Staalconstructies’, uitgegeven door het Nederlands Normalisatie-Instituut, zoals deze luidde op 1 december 1991;

NEN 6073:1991:

norm ‘Rekenkundige bepaling van de brandwerendheid van bouwdelen – Houtconstructies’, uitgegeven door het Nederlands Normalisatie-Instituut, zoals deze luidde op 1 december 1991;

NEN 6702:2007:

norm ‘Technische grondslagen voor bouwconstructies – TGB 1990 – Belastingen en vervormingen’, uitgegeven door het Nederlands Normalisatie-Instituut, zoals deze luidde op 1 september 2007;

NEN 6720:1995:

norm ‘TGB 1990 – Voorschriften Beton – Constructieve eisen en rekenmethoden (VBC 1995)’, uitgegeven door het Nederlands Normalisatie-Instituut, zoals deze luidde op 1 september 1995;

NEN-EN 671-1:2001:

norm ‘Vaste brandblusinstallaties – Brandslangsystemen – Deel 1: Brandslanghaspels met vormvaste slang’, uitgegeven door het Nederlands Normalisatie-Instituut, zoals deze luidde op 1 mei 2001;

NEN-EN 1366-1:1999:

norm ‘Bepaling van de brandwerendheid van installaties – Deel 1: Ventilatiekanalen’, uitgegeven door het Nederlands Normalisatie-Instituut, zoals deze luidde op 1 augustus 1999;

NEN-EN 1366-2:1999:

norm ‘Bepaling van de brandwerendheid van installaties – Deel 2: Brandkleppen’, uitgegeven door het Nederlands Normalisatie-Instituut, zoals deze luidde op 1 augustus 1999;

NEN-EN-IEC 60908:1999:

norm ‘Geluidopname – Audiocompactschijf’, uitgegeven door het Nederlands Normalisatie-Instituut, zoals deze luidde op 1 maart 1999;

NEN-EN-ISO/IEC 17025:2005:

norm ‘Algemene eisen voor de bekwaamheid van beproevings- en kalibratielaboratoria’, uitgegeven door het Nederlands Normalisatie-Instituut, zoals deze luidde op 1 juli 2005;

NEN-ISO 6199:2005:

norm ‘Microfilmtechniek – Microverfilming van documenten op 16 mm en 35 mm halogeenzilverfilm – Uitvoeringprocedures’, uitgegeven door het Nederlands Normalisatie-Instituut, zoals deze luidde op 1 juli 2005;

NEN-ISO 15489-1:2001:

norm ‘Informatie en documentatie – Informatie- en archiefmanagement – Deel 1: Algemeen’, uitgegeven door het Nederlands Normalisatie-Instituut, zoals deze luidde op 1 november 2001;

NEN-ISO 18901:2002:

norm ‘Beelddragers – Behandelde halogeenzilverfims type zwart-en-wit films – Specificaties voor stabiliteit’, uitgegeven door het Nederlands Normalisatie-Instituut, zoals deze luidde op 1 maart 2002;

NEN-ISO 18925:2002:

norm ‘Beelddragers – Optische schijven – Opslagpraktijken’, uitgegeven door het Nederlands Normalisatie-Instituut, zoals deze luidde op 1 maart 2002;

NEN-ISO 23081:

norm ‘Informatie en documentatie – Processen voor informatie- en archiefmanagement – Metadata voor archiefbescheiden – Deel 1: Principles’, uitgegeven door het Nederlands Normalisatie-Instituut, zoals deze luidde op 1 februari 2006; en

norm ‘Informatie en documentatie – Processen voor informatie- en archiefmanagement – Metadata voor archiefbescheiden – Deel 2: Conceptual and implementation issues (Technical Specification, 2007)’, uitgegeven door het Nederlands Normalisatie-Instituut, zoals deze luidde op 1 augustus 2007;

NPR 2877:1991:

norm ‘Beproevingsmethoden voor de waterdichtheid van scheidingsconstructies’, uitgegeven door het Nederlands Normalisatie-Instituut, zoals deze luidde op 1 november 1991;

Bijlage 2. bij