rijk/circulaire/circulaire-rijksbrede-handelwijze-bij-terugvordering/BWBR0032486/README.md

titel	bwb_id	type	status	datum_inwerkingtreding	bron	citeertitel
Circulaire Rijksbrede handelwijze bij terugvordering	BWBR0032486	circulaire	geldend	2013-01-01	https://wetten.overheid.nl/BWBR0032486	Circulaire Rijksbrede handelwijze bij terugvordering

Circulaire Rijksbrede handelwijze bij terugvordering

1. Inleiding

In deze circulaire wordt het beleid op het gebied van terugvordering toegelicht met als doel het bewerkstelligen van een rijksbrede handelwijze. Onder terugvordering wordt verstaan het besluit van het bevoegd gezag dat een ambtenaar een aan hem onverschuldigd betaald bedrag moet terugbetalen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als de korting op de bezoldiging na één jaar ziekte ten onrechte achterwege is gelaten, bij ontslag op aanvraag van de ambtenaar binnen een jaar na afloop van ouderschapsverlof (artikel 33g, achtste lid, van het ARAR) of bij het tussentijds afbreken van de studie door de ambtenaar (artikel 59, zesde lid, van het ARAR).

2. Communicatie over terugvordering met de (gewezen) ambtenaar

Het bevoegd gezag kan op verschillende manieren op de hoogte raken van een terugvorderingssituatie. Hij kan dit zelf constateren, een signaal krijgen vanuit de eigen organisatie of van P-Direkt, of de (gewezen) ambtenaar kan zelf met de mededeling komen dat er onverschuldigd is betaald. In alle gevallen is het wenselijk dat communicatie richting de (gewezen) ambtenaar plaatsvindt waarbij de vordering zal worden toegelicht. Het is van belang om duidelijk met de (gewezen) ambtenaar te communiceren over het onverschuldigd betaalde bedrag en de wijze waarop dit zal worden teruggevorderd (zie hiervoor ook paragraaf 5, onderdeel 3).

3. Juridisch kader

In de Ambtenarenwet is bepaald dat onverschuldigd betaalde bedragen kunnen worden teruggevorderd. De hoogte van het terug te vorderen bedrag moet bij beschikking worden vastgesteld. Het is een besluit waartegen de (gewezen) ambtenaar bezwaar kan aantekenen. De vordering jegens de (gewezen) ambtenaar verjaart na maximaal vijf jaar. Voor een nadere toelichting wordt verwezen naar de bijlage.

4. Uitgangspunten

. Terugvorderen tenzij ...

Uitgangspunt is dat onverschuldigd betaalde bedragen worden teruggevorderd. Zo mogelijk in één keer, afhankelijk van de omstandigheden van het geval en de persoonlijke situatie van de (gewezen) ambtenaar. Terugvorderen is echter maatwerk: er kan reden zijn een betalingsregeling te treffen. Bestuurlijke besluiten moeten immers voldoen aan onder meer het zorgvuldigheids- en het evenredigheidsbeginsel. Er kunnen zich echter schrijnende situaties voordoen die het bevoegd gezag nopen tot het afzien van terugvordering (hetzij tijdelijk, hetzij definitief).

Wordt tot terugvordering overgegaan, dan zal dat in de meeste situaties gebeuren door verrekening. Dat wil zeggen dat het onverschuldigd betaalde bedrag wordt ingehouden op de nog uit te betalen bezoldiging van de ambtenaar (zie bijlage artikel 117 Ambtenarenwet). Als de ambtenaar geen bezoldigingsaanspraken meer heeft (bijvoorbeeld onbezoldigd verlof of na ontslag) of in situaties waarin onmiddellijke terugbetaling door de ambtenaar in de rede ligt, zal het bevoegd gezag aan de ambtenaar verzoeken het onverschuldigd betaalde bedrag onmiddellijk terug te storten.

. Wettelijke rente

Het bestuursorgaan is niet verplicht om wettelijke rente in rekening te brengen. Een werkgever in de sector Rijk brengt in beginsel alleen wettelijke rente in rekening in situaties waarbij de (gewezen) ambtenaar door zijn eigen toedoen een hoger bedrag heeft ontvangen dan waarop hij aanspraak had. Gedacht kan worden aan de situatie waarbij de (gewezen) ambtenaar bewust verkeerde informatie heeft verstrekt.

. Terugvordering bij nabestaanden

Bij overlijden van de ambtenaar kan worden verrekend met de na te betalen bezoldiging en met de overlijdensuitkering. Voor het restant kan teruggevorderd worden bij de erfgenamen. Vanuit piëteitsoverwegingen kan bij overlijden van de ambtenaar geheel of gedeeltelijk van terugvordering bij de nabestaanden worden afgezien.

5. Handelwijze terugvorderen bij de sector Rijk

1. 1. Bij een onverschuldigde betaling waarvan de oorzaak ligt bij een onjuist doen of nalaten van de ambtenaar (zoals een niet tijdige registratie van ouderschapsverlof of een niet tijdig doorgegeven wijziging van zijn woonadres) of als sprake is van een evidente fout van de werkgever (bijvoorbeeld als abusievelijk 60.000 euro aan overwerkvergoeding is uitgekeerd) wordt, met inachtneming van de wettelijke beslagvrije voet, het onverschuldigd betaalde direct met de eerstvolgende salarisbetaling(en) verrekend. Hiervoor wordt geen aparte beschikking opgemaakt; de salarisspecificatie geldt in dit geval als beschikking. Op de salarisstrook direct volgend op de mutatie staat het terug te vorderen bedrag vermeld. Voorts is zichtbaar hoeveel in die maand wordt verrekend en hoeveel het nog te verrekenen bedrag bedraagt. Indien de ambtenaar het niet eens is met deze handelwijze kan hij zich wenden tot bevoegd gezag met een verzoek om een betalingsregeling of hij kan bezwaar aantekenen tegen de uit de salarisspecificatie blijkende terugvordering en verrekening.
2. 2. In de overige gevallen wordt conform de Algemene wet bestuursrecht het terug te vorderen bedrag en de termijn waarbinnen de betaling (verrekening) moet plaatsvinden door het bevoegd gezag bij beschikking vastgesteld door middel van een terugvorderingsbeschikking. In sommige gevallen zal eerst een herzieningsbesluit moeten worden genomen om de betaling onverschuldigd te doen zijn. Dit is bijvoorbeeld het geval bij ontslag op aanvraag van de ambtenaar binnen een jaar na afloop van ouderschapsverlof (artikel 33g, achtste lid, van het ARAR) of bij het tussentijds afbreken van de studie door de ambtenaar (artikel 59, zesde lid, van het ARAR).
3. 3. Voorafgaand aan het vaststellen van de terugvorderingsbeschikking is sprake van een voorfase. Afhankelijk van de situatie kan een gesprek plaatsvinden met betrokkene. Bij de beslissing of een dergelijk gesprek plaatsvindt, kan onder meer de hoogte van het terug te vorderen bedrag een rol spelen. In ieder geval wordt betrokkene in kennis gesteld van de hoogte van de onverschuldigde betaling en de manier waarop het bevoegd gezag dat bedrag wil terugvorderen/verrekenen. In de voorfase kan zo nodig overleg plaatsvinden over de terugbetalingsregeling. Afhankelijk van de situatie kan een voornemensbrief gewenst zijn om de terugvordering formeel aan te kondigen, maar dit is geen vereiste. Overleg in de voorfase hoeft niet plaats te vinden aan de hand van exacte bedragen. Het kan daarbij ook gaan om een bedrag bij benadering. Na afronding van de voorfase geeft het bevoegd gezag P-Direkt opdracht tot terugvordering/verrekening. Tijdens de voorfase wordt een verkeerde (doorlopende) betaling op signaal van het bevoegd gezag door P-Direkt per direct stopgezet.
4. 4. In de bijzondere situatie dat een onverschuldigde betaling door een bevoegd gezag wordt onderkend op een moment dat de ambtenaar niet meer bij dat bevoegd gezag als zodanig werkzaam is, dan zal het terugvorderingsbesluit moeten worden genomen door het bevoegd gezag dat de onverschuldigde betaling heeft gedaan. Desgewenst kan aan het nieuwe bevoegd gezag worden verzocht tot verrekening over te gaan, waarna zonodig budgetoverheveling kan plaatsvinden.

6. Betalingsregeling

In de situatie dat de onverschuldigde betaling is ontstaan door toedoen of nalaten van het bevoegd gezag en er een substantieel bedrag moet worden teruggevorderd, wordt in beginsel een betalingsregeling aangeboden zonder een voorafgaande inkomenstoets.

Bij het vaststellen van een betalingsregeling hanteert de werkgever in de sector Rijk de volgende uitgangspunten:

    *Termijnbedrag van 7,5% van de bruto bezoldiging*
  
  Terugbetaling/verrekening in termijnen gebeurt in maandelijkse termijnen ter hoogte van 7,5% van het bruto schaalsalaris van de betrokken ambtenaar, dat netto wordt ingehouden. Voor een ambtenaar op het maximum van schaal 8 is het effect op het netto inkomen daarvan 10%. Het aantal betalingstermijnen wordt bepaald door het verschuldigde bedrag te delen door het termijnbedrag.
  Het termijnbedrag ligt in principe vast. Dat wil zeggen dat een wijziging van de bezoldiging van de betrokken ambtenaar geen automatische wijziging van het overeengekomen termijnbedrag betekent. Mocht een verlaging van de bezoldiging betekenen dat de betrokken ambtenaar niet meer kan voldoen aan zijn betalingsverplichting dan ligt het op de weg van de betrokken ambtenaar om daar contact over op te nemen met het bevoegd gezag en te verzoeken het termijnbedrag aan te passen.

    *Afwijken van de standaard*
  
  P-Direkt past de hierboven aangegeven handelwijze rijksbreed toe, tenzij het bevoegd gezag daarvan wil afwijken (daar kan bijvoorbeeld aanleiding voor zijn als de betrokken ambtenaar bereid is om in hogere termijnbedragen terug te betalen of kan aantonen dat het termijnbedrag zijn financiële draagkracht overschrijdt, of als het bevoegd gezag de vakantie-uitkering wil gebruiken om het verschuldigde bedrag geheel of gedeeltelijk mee te verrekenen). Indien er sprake is van afwijkende termijnbedragen bij een vastgestelde betalingsregeling dan geeft het bevoegd gezag dat bij P-Direkt aan.

In de situatie waarbij de onverschuldigde betaling is ontstaan door toedoen (of nalaten) van de ambtenaar is er in beginsel voor een betalingsregeling alleen maar ruimte als de betrokken ambtenaar door middel van schriftelijke bescheiden (bankafschriften, huurovereenkomst e.d.) aantoont dat hij het bedrag niet in één keer kan terugbetalen. Indien een betalingsregeling wordt getroffen, wordt het maandelijks terug te betalen zo hoog vastgesteld als de draaglast van de ambtenaar toelaat maar in beginsel minimaal op 7,5% van het bruto schaalsalaris van de betrokken ambtenaar, dat netto wordt ingehouden.

7. Verrekenen onverschuldigde betalingen bij stagiaires

Op de stagiair is een civielrechtelijke stage-overeenkomst van toepassing. Er is geen sprake van een aanstelling. De Ambtenarenwet kan dus niet als basis voor terugvordering dienen. In dat geval zal op grond van het civiele recht (geregeld in boek 6 van het Burgerlijk Wetboek) een vordering moeten worden ingesteld.

8. Ingangsdatum

De ingangsdatum van de circulaire is 1 januari 2013.

Bijlage . bij Circulaire Rijksbrede handelwijze bij terugvordering, kenmerk 2012-0000730522

Onderstaand wordt het juridisch toetsingskader bij terugvordering nader toegelicht.