rijk/ministeriele-regeling/subsidieregeling-efmb-20152023/BWBR0035800/README.md

titel	bwb_id	type	status	datum_inwerkingtreding	bron	citeertitel
Subsidieregeling EFMB 2015–2023	BWBR0035800	ministeriele-regeling	geldend	2014-11-26	https://wetten.overheid.nl/BWBR0035800	Subsidieregeling EFMB 2015–2023

Subsidieregeling EFMB 2015–2023

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1

In deze regeling wordt verstaan onder:

– –

    *aanvrager:* rechtspersoon zonder winstoogmerk die in aanmerking wil komen voor een financiële bijdrage uit het EFMB en daartoe een projectvoorstel indient bij de minister;

– –

    *begunstigde:* aanvrager aan wie de subsidie is verleend;

– –

    *deelnemers:* personen uit de doelgroep die deelnemen aan de activiteiten uit het project van de aanvrager;

– –

    *doelgroep:* ouderen met een laag besteedbaar inkomen die de pensioengerechtigde leeftijd hebben bereikt, woonachtig zijn in Nederland en die te kennen geven sociaal uitgesloten te zijn of dreigen te worden;

– –

    *EFMB:* Europees Fonds voor Meest Behoeftigen;

– –

    *minister:* Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid;

– –

    *operationeel programma:* operationeel programma, bedoeld in artikel 2, zesde lid, van de Verordening;

– –

    *project:* geheel van activiteiten gericht op het tegengaan van sociale uitsluiting van de doelgroep gedurende de projectperiode, dat wordt uitgevoerd door of namens de begunstigde en dat wordt gesubsidieerd op grond van deze regeling;

– –

    *projectperiode:* subsidiabele periode waarbinnen de uitvoering van het projectplan zal plaatsvinden;

– –

    *projectplan:* door de aanvrager ingediend plan waarin, overeenkomstig de vereisten in deze regeling, een beschrijving van het project is opgenomen;

– –

    *Verordening:* Verordening (EU) nr. 223/2014 van het Europees Parlement en de Raad van 11 maart 2014 betreffende het Fonds voor Europese hulp aan de meest behoeftigen.

Artikel 2

1. De minister verstrekt, overeenkomstig de Verordening en deze regeling, subsidie aan de nader krachtens deze regeling aangewezen aanvrager die een bijdrage levert aan de uitvoering van het EFMB, zoals is uitgewerkt in het operationeel programma. De minister neemt daarbij de Verordening in acht.

2. De Algemene Regeling SZW-subsidies is op de subsidieverlening krachtens deze regeling van toepassing met uitzondering van de artikelen 16 en 17 en voor zover daar in deze regeling niet van wordt afgeweken.

3. Indien de Europese Commissie op het tijdstip van de subsidiebeschikking nog niet heeft ingestemd met het operationeel programma, wordt de subsidie, bedoeld in het eerste lid, verleend, respectievelijk vastgesteld onder de voorwaarde dat de Europese Commissie instemt met dat operationeel programma.

4. In geval van het niet vervullen van de voorwaarde, bedoeld in het derde lid, kan de minister de subsidieverlening aanpassen aan het gewijzigde operationeel programma, dat de instemming van de Europese Commissie heeft verkregen.

Artikel 3

1. Op basis van deze regeling wordt aan maximaal één partij subsidie verstrekt vanaf het moment van toekenning van de subsidie tot uiterlijk 31 december 2023.

2. Voor de periode, bedoeld in het eerste lid, wordt het subsidieplafond op € 4.408.740,– gesteld.

Artikel 4

1. Als beheerautoriteit als bedoeld in artikel 31, eerste lid, van de Verordening wordt aangewezen de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.

2. Als certificeringsautoriteit als bedoeld in artikel 31, tweede lid, van de Verordening wordt aangewezen de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland van het Ministerie van Economische Zaken.

3. Als auditautoriteit als bedoeld in artikel 31, vierde lid, van de Verordening wordt aangewezen de Auditdienst Rijk van het Ministerie van Financiën.

Artikel 5

Vervallen

Hoofdstuk 2. Subsidieverlening

Artikel 6

1. Een aanvraag tot verlening van subsidie voor de in deze regeling bedoelde projecten wordt uiterlijk 28 februari 2015 om 17:00 uur door de minister ontvangen.

2. De aanvraag wordt gedaan middels een door de minister daartoe beschikbaar gesteld elektronisch aanvraagformulier en vergezeld van een projectplan, begroting, financieringsplan en een beschrijving van de administratieve organisatie en interne controle die voldoen aan de in de Verordening en deze regeling gestelde voorwaarden.

3. Een aanvraag wordt alleen in behandeling genomen indien het volledig ingevulde aanvraagformulier, het projectplan, een begroting, het financieringsplan en een beschrijving van de administratieve organisatie en interne controle uiterlijk op het in het eerste lid bedoelde moment worden ingediend.

4. Om voor subsidie in aanmerking te komen, dient de aanvraag te voldoen aan de vereisten, bedoeld in de artikelen 7, 8 en 9.

Artikel 7

De aanvrager is een rechtspersoon zonder winstoogmerk die – met het oog op het uit te voeren projectplan en de voorwaarden die aan de begunstigde gesteld worden op grond van deze regeling en de Verordening – beschikt over voldoende administratieve, financiële en operationele capaciteit.

Artikel 8

1. Uit het projectplan en de begroting blijkt dat door uitvoering van het project het in artikel 3, tweede lid, genoemde bedrag volledig benut wordt.

2. Door het indienen van een aanvraag stemt de aanvrager er mee in dat het subsidiedossier met uitzondering van persoonsgegevens openbaar wordt gemaakt.

Artikel 9

1.

In het projectplan geeft de aanvrager aan:

a. a. op welke wijze de doelgroep bereikt wordt en hoeveel personen van de doelgroep naar verwachting aan de voor de doelgroep georganiseerde activiteiten gaan deelnemen, waarbij een ondergrens wordt gehanteerd van 5.000 personen; b. b. welke activiteiten worden georganiseerd en hoe deze activiteiten een duurzame bijdrage leveren aan het tegengaan van de sociale uitsluiting van de deelnemers; c. c. op welke wijze de deelnemers bewust worden gemaakt en gestimuleerd worden om gebruik te maken van het lokale ondersteunings- en activeringsaanbod; d. d. op welke wijze de sociale netwerken van de deelnemers worden versterkt; e. e. op welke wijze de basiscompetenties van de deelnemers worden verbeterd; f. f. welke concrete resultaten het project voor de doelgroep oplevert; g. g. op welke wijze wordt gewaarborgd dat de activiteiten een laagdrempelig karakter hebben, er rekening wordt gehouden met de culturele diversiteit van de doelgroep, (in)directe discriminatie wordt vermeden en gelijke behandeling man/vrouw wordt gewaarborgd; h. h. in welke gemeenten de activiteiten plaatsvinden, inclusief een toelichting waarom er voor gekozen is de activiteiten daar te organiseren. Hierbij wordt een ondergrens gehanteerd van vier gemeenten; i. i. op welke wijze gemeenten en maatschappelijke organisaties bij het project worden betrokken; j. j. op welke wijze wordt gewaarborgd dat de planning van het project haalbaar is; k. k. op welke wijze wordt bevorderd dat de deelnemers na afloop van het project niet opnieuw sociaal uitgesloten raken; l. l. over welke – met het oog op de uitvoering van het project – relevante kennis en ervaring de aanvrager, de bij de uitvoering van het project betrokken partijen en de ingezette medewerkers beschikken.

2. In de begroting maakt de aanvrager inzichtelijk welke kosten gemoeid zijn met het project en onderbouwt hij deze kosten op deugdelijke wijze.

3. Het financieringsplan omvat een liquiditeitsbegroting waaruit blijkt dat de aanvrager gedurende de gehele projectperiode beschikt over voldoende liquide middelen om het project conform planning uit te voeren.

4. In de beschrijving van de administratieve organisatie en interne controle geeft de aanvrager aan op welke wijze de projectorganisatie is vormgegeven, de administratie is ingericht en welke maatregelen hij neemt om er voor te zorgen dat hij aan de gestelde verantwoordingsvereisten, bedoeld in de artikelen 17 en 18, kan voldoen.

Artikel 10

Een aanvraag tot verlening van subsidie wordt in ieder geval door de minister geweigerd indien:

a. a. de aanvraag niet voldoet aan de vereisten om voor subsidie in aanmerking te komen; b. b. de aanvraag niet voldoet aan de krachtens de Verordening gestelde eisen; c. c. de kosten van het project naar het oordeel van de minister niet in redelijke verhouding staan tot de daarvan te verwachten resultaten; d. d. op voorhand blijkt dat de kosten reeds uit anderen hoofde worden gefinancierd ten laste van Europese subsidieprogramma’s; e. e. op voorhand blijkt dat dezelfde kosten reeds uit hoofde van nationale subsidieprogramma’s worden gefinancierd zodanig dat door de subsidieprogramma’s tezamen de totale financiering van de subsidiabele kosten meer dan 100% bedraagt.

Artikel 11

1. De minister beoordeelt de projectplannen van de aanvragers, voor zover deze niet reeds op basis van artikel 10 zijn afgewezen, inhoudelijk op basis van het beoordelingskader dat is opgenomen in bijlage 1.

2. De minister verleent de subsidie aan de aanvrager die de hoogste totaalscore behaalt op grond van het kader, bedoeld in het eerste lid. De overige aanvragen worden door de minister afgewezen.

3. De subsidiabele periode voor een project loopt tot en met 2023.

4. De beschikking tot het verlenen van subsidie betreft de subsidiabele activiteiten, zoals vastgelegd in het projectplan.

5. De beschikking bevat het maximum bedrag van de subsidie. Bij de bepaling van dit bedrag wordt uitgegaan van het totaal van de kosten van de activiteiten waarvoor subsidie wordt aangevraagd, zoals door de aanvrager geraamd in zijn aanvraag tot subsidie, met dien verstande dat bepaalde, in de beschikking te vermelden, activiteiten en kostenposten buiten beschouwing kunnen worden gelaten dan wel op een lager bedrag kunnen worden gesteld, voor zover de desbetreffende uitgaven redelijkerwijs niet noodzakelijk geacht worden voor de uitvoering van het projectplan, dan wel uit anderen hoofde worden vergoed.

6.

In de beschikking tot verlening van subsidie worden voorts bepaald:

a. a. de subsidiabele activiteiten waarvoor subsidie wordt verleend; b. b. de periode waarbinnen de subsidiabele activiteiten worden uitgevoerd; c. c. de wijze van voorschotverlening.

7. In de beschikking kunnen aanvullende voorwaarden worden opgenomen waaronder de subsidie wordt verleend.

Hoofdstuk 3. Subsidiabele kosten

Artikel 12

Activiteiten komen slechts voor subsidie in aanmerking indien zij:

a. a. overeenkomstig de specifieke doelstellingen uit het operationeel programma, naar het oordeel van de minister, een duurzame bijdrage leveren aan het tegengaan van sociale uitsluiting van de doelgroep; en b. b. overeenstemmen met het in de beschikking tot verlening van subsidie vastgestelde projectplan.

Artikel 13

1. Voor subsidie komen kosten in aanmerking die zijn gemaakt en betaald ter uitvoering van de subsidiabele activiteiten en die rechtstreeks aan de uitvoering van het project zijn toe te rekenen.

2. Indien de begunstigde andere inkomsten door en ten behoeve van het project ontvangt, worden deze in mindering gebracht op het subsidiebedrag, bedoeld in artikel 11, vijfde lid, voor zover hier bij de subsidieverlening niet reeds rekening mee is gehouden.

3.

Naast de kosten genoemd in het eerste lid, kunnen de volgende kostensoorten, ter uitvoering van de subsidiabele activiteiten en rechtstreeks aan de uitvoering van het project toe te rekenen, tevens voor subsidiëring in aanmerking komen:

a. a. vergoeding op basis van eenheidskosten; b. b. forfaitaire bedragen waarbij de overheidssteun niet meer dan € 100.000 bedraagt; c. c. forfaitaire financiering, bepaald door een percentage toe te passen op een of meer gedefinieerde categorieën kosten.

4. De Minister stelt ambtshalve vast welke kostensoort, bedoeld in het eerste of derde lid, wordt toegepast, alsmede in hoeverre een eventuele combinatie van deze kostensoorten mogelijk is.

Artikel 14

Niet voor subsidie komen in aanmerking:

a. a. naar het oordeel van de minister onredelijk of niet noodzakelijk gemaakte kosten voor de uitvoering van het project of een onderdeel daarvan; b. b. kosten van het project die, naar het oordeel van de minister, qua prijsniveau niet in een redelijke verhouding staan tot de overeengekomen prestaties of hetgeen gebruikelijk is; c. c. kosten gemaakt buiten de in de beschikking tot verlening opgenomen projectperiode, met uitzondering van kosten voor de projectcoördinatie en administratie ten behoeve van het opstellen van de einddeclaratie voor zover deze kosten gemaakt en betaald zijn tot aan het moment van indienen van het verzoek tot vaststelling, maar uiterlijk op 31 december 2023; d. d. kosten die reeds uit andere hoofde worden gefinancierd ten laste van Europese subsidieprogramma’s; e. e. kosten die reeds uit hoofde van nationale subsidieprogramma’s worden gefinancierd zodanig dat de totale financiering van de subsidiabele kosten meer dan 100% bedraagt.

Hoofdstuk 4. Subsidieverstrekking en verantwoording

Artikel 15

1.

Indien de subsidie wordt verleend, kan een voorschot op het subsidiebedrag worden verstrekt, waarbij:

a. a. maandelijks 7% van het in de beschikking jaarlijks toegekende bedrag wordt uitgekeerd; b. b. na beoordeling van het jaarlijkse voortgangsverslag wordt, afhankelijk van de omvang van de vastgestelde kosten over het voorgaande kalenderjaar, het resterende of teveel betaalde bedrag door de minister betaald dan wel teruggevorderd of verrekend in de toekomstige bevoorschotting.

2. Op basis van de beoordeling, bedoeld in het eerste lid, onderdeel b, kan besloten worden om de maandelijkse bevoorschotting, zoals opgenomen in het eerste lid, onderdeel a, aan te passen.

Artikel 16

1. De subsidieontvanger verstrekt ieder kalenderjaar uiterlijk op 1 april een tussentijdse declaratie met daarbij een voortgangsverslag met betrekking tot de gemaakte kosten en de, overeenkomstig het operationeel programma, behaalde resultaten. De tussentijdse declaratie bevat een verantwoording van de kosten onder gelijktijdige verstrekking van de administratie van de deelnemers aan het project, als bedoeld in artikel 17, tweede lid.

2. In afwijking van het eerste lid kan de Minister besluiten tot het opvragen van een extra tussentijdse declaratie dan wel het laten vervallen van een tussentijdse declaratie.

3. De tussentijdse declaratie wordt ingediend onder gebruikmaking van een daartoe door de Minister beschikbaar gesteld formulier, voorzien van de vereiste bijlagen.

4. De Minister betaalt binnen negentig dagen nadat een tussentijdse declaratie is ontvangen, de op dat moment bekende verschuldigde subsidie.

5.

De betaling van het bedrag, genoemd in het vierde lid, kan worden opgeschort indien:

a. a. de Minister een verzoek tot aanvulling van ontbrekende gegevens heeft gedaan; b. b. een onregelmatigheid in het verzoek tot vaststelling van de subsidie is geconstateerd; c. c. de door de Europese Commissie tussentijds uitgekeerde bedragen niet toereikend zijn.

6. De einddeclaratie, bedoeld in artikel 20, bevat de som van alle tussentijdse declaraties en het resterend eindbedrag. De verantwoording van de kosten, bedoeld in artikel 20, tweede lid, heeft betrekking op het resterend eindbedrag opgenomen in de einddeclaratie.

7. Indien er omstandigheden optreden, die de voortgang, inhoud of de administratieve organisatie van het project substantieel wijzigen of die anderszins belangrijke gevolgen kunnen hebben voor het recht op subsidie, doet de begunstigde hiervan onverwijld mededeling aan de Minister. Tevens kan de Minister inzicht vragen in de stand van zaken van concrete activiteiten.

8. De begunstigde doet onverwijld en schriftelijk melding aan de Minister zodra aannemelijk is dat de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend niet, niet tijdig of niet geheel zullen worden verricht of dat niet, niet tijdig of niet geheel aan de aan de subsidieverlening verbonden verplichtingen zal worden voldaan.

9. De begunstigde verleent aan door de Minister dan wel door de Europese Commissie daartoe aangewezen instanties medewerking aan het opstellen van evaluatierapporten met betrekking tot deze regeling, en draagt, indien het gesubsidieerde project niet in eigen beheer wordt uitgevoerd, er zorg voor dat de feitelijke uitvoerder van het project deze medewerking verleent.

Artikel 17

1. De begunstigde houdt een inzichtelijke en controleerbare administratie bij met betrekking tot de uitvoering van het project en de in verband daarmee gedane uitgaven en verworven inkomsten.

2. De administratie bestaat uit een projectadministratie, waaronder begrepen een deelnemersadministratie, en een financiële administratie waarin alle noodzakelijke gegevens tijdig, juist en volledig zijn vastgelegd en ten behoeve van de vaststelling van de subsidiabiliteit zijn te verifiëren met bewijsstukken.

3. De administratie geeft inzicht in de geplande en gerealiseerde activiteiten.

4. De begunstigde richt de nodige beheers- en controlesystemen in conform de eisen die worden gesteld bij en krachtens de Verordening.

5. De begunstigde bewaart de projectadministratie op een centrale locatie.

6. De begunstigde geeft op verzoek inzage in of toegang tot de projectadministratie voor controle door de beheerautoriteit, de auditautoriteit, de Europese Commissie en de Europese Rekenkamer.

Artikel 18

1. De begunstigde bewaart alle administratieve bescheiden die betrekking hebben op het project tot tenminste 31 december 2028. Indien de Europese Commissie, vanwege een gerechtelijke vervolging of een met redenen omkleed verzoek de bewaartermijn schorst, maakt de minister de gevolgen voor de bewaartermijn, bedoeld in dit lid, in de Staatscourant bekend.

2. Van alle administratieve bescheiden wordt het origineel bewaard. Hiervan kan worden afgeweken, indien het origineel conform de procedure in bijlage 2 behorende bij deze regeling, wordt overgezet en bewaard op een andere gegevensdrager. Het overbrengen op een andere gegevensdrager geschiedt met juiste en volledige weergave van de gegevens en deze is de volledige bewaartermijn beschikbaar en kan binnen een redelijke tijd leesbaar worden gemaakt.

3. De administratie is zodanig ingericht en wordt zodanig gevoerd en bewaard, dat controle daarvan binnen een redelijke termijn mogelijk is. Daartoe verleent de begunstigde de benodigde medewerking met inbegrip van het verschaffen van het benodigde inzicht in de opzet en de werking van de administratie.

4. Alle administratieve bescheiden zijn beschikbaar voor de begunstigde. De begunstigde is en blijft verantwoordelijk voor een correcte opslag van alle administratieve bescheiden, ook als hij een derde met de opslag belast.

Artikel 19

1. De voortgang van het project, alsmede de doeltreffendheid, doelmatigheid en het effect van het project worden twee jaar na aanvang van de subsidieverlening door de beheerautoriteit geëvalueerd.

2. De beheerautoriteit monitort, vanaf vier jaar na aanvang van de subsidieverlening, jaarlijks of het project in het voorgaande kalenderjaar een voldoende positieve bijdrage heeft geleverd aan het bereiken van de specifieke doelstellingen uit het operationeel programma.

3. De evaluatie van het effect, bedoeld in het eerste lid, en de monitoring in het tweede lid, worden beoordeeld aan de hand van de streefwaarden van de specifieke doelstellingen zoals opgenomen in het operationeel programma.

Artikel 20

1. De subsidieontvanger dient binnen dertien weken na beëindiging van het project een verzoek tot vaststelling van de subsidie in bij de Minister. Bij het verzoek tot vaststelling van de subsidie wordt een eindverslag over de uitvoering van de projectactiviteiten en een einddeclaratie van de kosten gevoegd.

2. Het verzoek tot vaststelling wordt ingediend onder gebruikmaking van een daartoe door de Minister elektronisch beschikbaar gesteld formulier, voorzien van de vereiste bijlagen en een door hem erkende elektronische handtekening.

3. De Minister betaalt binnen negentig dagen nadat het verzoek tot vaststelling van de subsidie is ontvangen, de op dat moment bekende verschuldigde subsidie.

4.

De betaling van het bedrag, genoemd in het derde lid, kan worden opgeschort indien:

a. a. de Minister een verzoek tot aanvulling van ontbrekende gegevens heeft gedaan; b. b. een onregelmatigheid in het verzoek tot vaststelling van de subsidie is geconstateerd; c. c. de door de Europese Commissie tussentijds uitgekeerde bedragen niet toereikend zijn.

5. De Minister beslist binnen 24 maanden na ontvangst van het verzoek tot vaststelling van de subsidie.

Artikel 21

1.

Onverminderd het bepaalde in afdeling 4.2.6. van de Algemene wet bestuursrecht, kan de beschikking tot subsidieverlening geheel worden ingetrokken indien:

a. a. de subsidie niet is besteed aan de in de beschikking tot subsidieverlening toegekende subsidiabele kosten; b. b. de doelstellingen van het project verwijtbaar door de begunstigde niet of slechts ten dele worden gerealiseerd; c. c. de begunstigde niet of niet meer beschikt over de benodigde operationele en financiële capaciteit voor de uitvoering van de voorgenomen activiteiten; d. d. binnen zes maanden na het verlenen van de subsidiebeschikking, geen aanvang is gemaakt met de uitvoering van de activiteiten in het projectplan; e. e. de beheerautoriteit bij de evaluatie, bedoeld in artikel 19, eerste lid, een negatieve beoordeling van het project geeft; f. f. de beheerautoriteit bij de monitoring, bedoeld in artikel 19, tweede lid, tot het oordeel komt dat het project in onvoldoende mate een positieve bijdrage levert aan het bereiken van de doelstellingen uit het operationeel programma; of g. g. in strijd wordt gehandeld met deze regeling of de Verordening.

2. De beschikking tot subsidieverlening kan in afwijking van het eerste lid gedeeltelijk worden ingetrokken indien er geen aanleiding is de subsidie geheel in te trekken.

3. Indien de beschikking tot subsidieverlening geheel of gedeeltelijk wordt ingetrokken, wordt het subsidiebedrag dat tot dat moment is uitgekeerd, vermeerderd met de wettelijke rente, geheel of gedeeltelijk van de begunstigde teruggevorderd.

4. Het derde lid is niet van toepassing indien de intrekking van de beschikking tot subsidieverlening op grond van het eerste lid, onderdelen e en f, niet verwijtbaar is aan de begunstigde.

Artikel 22

De begunstigde verleent zijn medewerking aan publicitaire activiteiten van lidstaten van de EU, informeert alle deelnemers over de bijdrage uit het EFMB en voert zelf activiteiten uit ter promotie van de bijdrage van het EFMB, waaronder ten minste één centrale voorlichtingsactiviteit per jaar.

Hoofdstuk 5. Slotbepalingen

Artikel 23

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst en vervalt met ingang van 31 december 2028.

Artikel 24

Deze regeling wordt aangehaald als: Subsidieregeling EFMB 2015–2023

Bijlage 1. behorende bij

De beoordeling van de aanvragen gebeurt in twee opeenvolgende fasen. Allereerst wordt bekeken of aanvragen voldoen aan een aantal basisvereisten. Deze basisvereisten om voor subsidie in aanmerking te komen zijn opgenomen in de artikelen 7, 8 en 9. Deze vereisten hebben zowel betrekking op de aanvrager zelf als op de in te dienen stukken. Aanvragen die niet aan artikel 7, 8, 9, of de voorwaarden uit artikel 10 voldoen, worden op basis van artikel 10 afgewezen en verder niet inhoudelijk beoordeeld.

De tweede fase betreft het inhoudelijk beoordelen van de projectplannen van de aanvragen die voldoen aan de formele vereisten. De beoordeling vindt plaats aan de hand van de in deze bijlage opgenomen vier criteria. Toetsing vindt plaats op alle criteria en resulteert in een totaalscore. Het plan dat de hoogste totaalscore behaalt ontvangt een beschikking tot verlening van subsidie. De overige plannen worden afgewezen.

Bijlage 2. behorende bij

In het kader van de verantwoording op de einddeclaratie onderbouwt de subsidieontvanger de kosten met originele bewijsstukken. De Verordening maakt het mogelijk kopieën of volledig digitale documenten te accepteren als bewijsstuk. Hiertoe moet door de lidstaat een procedure voor de vaststelling van de authenticiteit worden opgesteld. In deze bijlage worden de door Nederland vastgestelde procedures weergegeven.

De volgende documenten worden als bewijsstukken geaccepteerd:

Hieronder staan de procedures om deze stukken te kunnen gebruiken als geaccepteerde bewijsstukken in het kader van de EFMB-administratie.

De hierboven genoemde bewijsstukken a, b en c zijn geconverteerde documenten of gegevensdragers. Bij conversie van het origineel naar het geconverteerde document of gegevensdrager wordt aan de hieronder vermelde voorwaarden voldaan:

Het in samenhang bezien van de verschillende bewijsstukken strekt er mede toe de authenticiteit van het geconverteerde document of de gegevensdrager te waarborgen en dat hierop voor controledoeleinden kan worden vertrouwd.

Als de conversie op de juiste wijze gebeurt, is het in het kader van de EFMB-verantwoording, niet meer noodzakelijk de bewijsstukken op de originele gegevensdrager te bewaren. Het geconverteerde bewijsstuk mag na conversie niet meer gewijzigd kunnen worden.

De subsidieaanvrager verklaart door middel van het aanvraag-, tussendeclaratie- en einddeclaratieformulier dat de geconverteerde documenten of de nieuwe gegevensdragers die onderdeel zijn van de EFMB-administratie, voldoen aan de vereisten uit artikel 18 van de Subsidieregeling EFMB 2014–2020 en daarmee aan deze bijlage.

Indien een subsidieontvanger gebruik maakt van elektronische documenten waarvan uitsluitend een elektronische versie bestaat, worden de geautomatiseerde systemen voorzien van beheers- en beveiligingsmaatregelen die de betrouwbaarheid, authenticiteit en integriteit van de elektronische gegevens gedurende de gehele vereiste bewaartermijn waarborgen. Het is aan de subsidieontvanger om dit aan te tonen. Voor een tweetal veel voorkomende situaties zijn de voorschriften hieronder uitgewerkt:

De in deze bijlage omschreven procedures gelden voor alle bewijsstukken die getoond moeten worden in het kader van de EFMB-verantwoording. Artikel 18 is onverminderd van toepassing.